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【建設業界】現場作業における請求書作成の効率的な方法を解説

  • 公開日:2022年02月14日
水道工事要~KANAME~見積り電気工事
【建設業界】現場作業における請求書作成の効率的な方法を解説

建設業では、人工費(応援作業)や出来高払いなど業界特有の言葉や請求方法が使われています。請求書の様式も会社ごとに異なるため、わかりやすく正確な内容で請求書を作成することが信頼関係を保つには大切です。この記事では、建設現場での請求書の役割・書き方や作成上の注意点について解説します。システムを使って請求書の作成を効率化するメリットも紹介するので、参考にしてみてください。

建設業における請求書の役割と特徴

請求書とは一般的に、顧客にサービスや商品を提供した後に内訳や数量を明確にした上で代金を支払ってもらうために発行する書類です。請求の内訳を書類として残すことで、サービス・商品の提供内容をチェックしたり、代金の未払いによるトラブルを防ぐことができます。
一方、建設業の場合は工期の途中でも出来高払いの形で代金を請求する場合があるのが特徴です。契約内容によっては、工事前の着手金を請求する場合もあります。中間金の請求では工事の進捗状況を必ず確認するため、確認結果を工程に反映させて工事品質を向上させることができます。工事関係者とコミュニケーションをとるチャンスも生まれるので、工事に関する思い違いも防止できます。つまり、建設業の請求書では単に代金を請求するだけでなく、工事状況のチェックツールとしての役割を持っているのです。
 

建築業における請求書の書き方・作成の留意点

建設業では、工事代金の請求時期を契約書で取り決めておくのが一般的です。業界特有の用語もわかりやすい言葉に置き換えて記載すれば、誰が見てもわかりやすいでしょう。ここで、建設業における請求書の書き方や作成上の留意点、人工の計算方法について確認しておきましょう。
 

人工による作成方法(応援作業など)

建設業の請求書では、作業員1人あたりの1日分の人件費を「人工」という単位と表記する場面が多いです。例えば、2日間で作業員5人が工事に携わった場合は「10人工」と表記します。人工費を請求する場合も、一般的な請求書と同じように以下の内容を記載します。

・請求日
・請求内訳
・人工の数量
・単価
・消費税額
・税込請求額

請求内訳には、作業員の人数・稼働した日数と工事名を明記します。ただし「人工出し」「人夫出し」と記載すると、法令違反を疑われる恐れがあるのでご注意ください。また、人工費は外注費にあたるので消費税もいっしょに請求します。

 

専門用語は一般的な言葉に置き換える

誰が見ても請求内容がわかるように、専門用語は一般的な言葉に置き換えた上で請求書に記載するようにします。請求書は会社の税務処理にも使われる書類で、建設関係者だけでなく税理士などが確認する場合があるからです。例えば、床や壁などを保護するために用いる「養生」は「保護材」と置き換えるなど、工事内容をわかりやすく伝えることを考えて表現するようにします。

特に一般顧客へ請求書を発行する場合、専門用語をできるだけ使わないよう配慮すると工事内容を説明しようという気持ちが顧客に伝わり、信頼獲得につながるでしょう。どうしても一般的な言葉への置き換えが難しい場合は、請求書の備考欄などで詳細を説明するようにしましょう。
 

請求方法は事前に請負元に確認しておく

工事代金の請求方法を契約の段階で請負元と取り決めておくと、代金未払いなどのトラブルを防止できます。
前述したように、建設業では工事の完了前でも着手金や出来高払いの形で中間金を請求するのが主流です。工期途中で資金繰りに困らないよう、出来高検査を行う時期と基準を明確にした上で確実に代金を受け取れるよう準備しておきましょう。追加工事や工事の不適合が発生した場合の対応方法についても取り決めておくようにします。また、建設業界になじみのない一般顧客に請求書を発行する場合は、あらかじめ出来高払いの仕組みを説明するなど一般的な取引とは異なるシステムだと理解を得ることが大切です。
 

請求書の作成手段

請求書の作成手段は、主にエクセルと請求書作成システムの2通りです。近年では、工事台帳から自動的に請求書を作成できるシステムも登場しています。それぞれのメリット・デメリットについて確認しておきましょう。
 

エクセルによる作成

エクセルがインストールされたパソコンがあれば、簡単な操作で請求書を発行できます。インターネット上で提供されている請求書のテンプレートを活用すれば、会社名や項目・金額を置き換えるだけで簡単に請求書を作成できるのもメリットです。
一方、請求データを集計するにはエクセルの操作や関数の詳しい知識が必要となり、操作の難易度が高まるのがデメリットです。請求書のファイルが増えると管理が大変になり、過去の請求データを上書きしてしまうなどのリスクも高まります。月ごと・顧客ごとにフォルダーを作ってファイルを管理する習慣をつけましょう。なお、Googleスプレッドシートなどの表計算ソフトでもエクセルと同様の請求書を作成できます。
 

請求書作成システムによる作成

請求書の作成にシステムを導入する場合、初期費用などシステムを導入する費用は発生しますが、請求業務の負担が軽くなるメリットがもたらされます。エクセルとは異なり、見積書の内容を簡単な操作で請求書に引き継ぐことができ、請求漏れや二重請求などのミスも防げます。
建設業に特化したシステムでは、工事台帳現場台帳・作業員日報などからも請求書の作成が可能です。しかも、得られたデータをシステムで一元管理できるので工事内容と請求データの比較がしやすく、会社の経営資料としてデータを活用できるのも魅力です。
 

まとめ

建設業での請求書作成では、人工計算や出来高払いなど一般的な取引とは異なる仕組みがとられています。代金をめぐるトラブルを未然に防ぐために、請求内訳の言葉づかいや工事代金の請求時期について十分注意した上で請求書を作成することが大切です。請求書を手間なく作成できるシステムも多数販売されているので、作業を効率化するために導入を検討してみてはいかがでしょうか。
現場管理台帳ソフト「KANAME」では日報から自動的に人工の計算ができ、工事台帳から請求書の作成も可能です。さらに、経営分析に必要な収支・利益もリアルタイムで把握できるため、会社の利益の最大化にも効果を発揮します。
 

 


 

現場作業における請求書作成についてよくある質問

請求書は必ず発行しなければならないのですか?

請求書は顧客に対して工事項目や代金を明らかにするだけでなく、会社の税務処理の資料となるため必ず発行する必要があります。口頭での請求だと言った・言わないのトラブルになり、正当な対価を受け取れない恐れがあるので、信頼できる取引先であっても請求書を発行するようにしましょう。なお、2023年10月からは消費税のインボイス制度が始まり、請求書の保存も義務づけられます。
 

請求書を発行するときはどのような点に注意すればよいのでしょうか?

業界用語を一般的な言葉に変えるなど、請求内容を相手にわかりやすく伝えるように配慮しましょう。出来高払いを適用する場合は、工事の契約時点で出来高検査の時期・基準を明確にした上で、工事代金の支払スケジュールを取り決めておくようにしましょう。
 

請求書の作成をシステム化した方がいいのでしょうか?

エクセルなどの表計算ソフトでも請求書を作成できますが、ファイルが多くなると管理が大変です。請求書作成システムを導入することで顧客データを簡単に管理できるようになり、見積書や工事台帳などをもとに簡単な操作で請求書を作成できるようになります。請求データを分析して経営判断にも活用できるので、会社の利益を高めるためにもシステムの導入をおすすめします。
 

 


 

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