工事管理システムとは？導入メリットやおすすめサービスを紹介

公開日：2022年02月14日
更新日：2024年02月14日

案件管理

工事管理システムは、工事の受発注契約・図面・売上金の回収といった工事に関わる煩雑な処理を一元化できるツールとして、近年注目を集めています。従来のアナログ管理からデジタル管理に移行したいという方に向けて、工事管理システムの導入メリットや、おすすめのサービスを紹介します

コンテンツ

工事管理システムとは？

工事管理システムとは、工事の受発注から売上金の回収まで、工事に関わる一連のプロセスやデータを一元管理できるシステムです。
建設業界ではこれまで紙での図面・契約書・請求書の管理が一般的でした。しかし従来のアナログ管理では、データ処理が煩雑になるだけでなく、書類の紛失や情報の二重登録が発生するなど、ミスを誘発しやすいという欠点があります。それに対して工事管理システムは、工事関連のデータをシステム内に集約できるため、情報を散逸させることなく、安全に管理できます。情報検索や確認の手間も省けるため、作業時間の削減や業務効率化といったメリットも期待できるでしょう。さらに施工管理に必要なデータ入力が容易になることで、リアルタイムでの情報共有が可能になります。古いバージョンの資料共有による手戻りに課題を感じていた人や、納期遵守を徹底したいという人にとって、最適な改善策といえます。
工事管理システムの機能は製品によって異なりますが、基本的には単体のシステムに多数の機能が詰まっているため、現在複数システムでの管理に手をこまねているという人にとっても有益です。必要なデータを必要なときに取りだせるようになることで、取引先とのコミュニケーションがスムーズになります。システムの種類によっては、経理データを適切に抽出・分析することで、社内の状況を可視化し、経営判断に役立つ資料を提出できる機能もあります。工事管理システムは現場の職人だけでなく、経営層にとっても有用なソリューションです。

工事管理システムの基本機能

工事管理システムの基本機能には、受発注管理・実行予算管理・施工進捗管理・作業日報管理・業者請求管理・入金管理・支払管理・工事原価管理・実行予算管理などの機能があります。

受発注管理

工事案件を一覧にして、金額・契約年月日・工期といった基本情報を集約できます。受発注の件数が多く、従来的な契約情報の管理に煩わしさを感じていたという人ほどメリットを実感できるでしょう。

実行予算管理

工事案件ごとに材料費や外注費などの予算を設定・管理できます。工事現場ごとに大きく異なる収支の管理もでき、正確な予算管理ができるため自社の成長に役立ちます。

施工進捗管理

図面の管理、即時共有、工程管理などの機能が搭載されているため、現場の職人の作業効率や生産性の向上に寄与します。適切なタイミングでの資材発注や協力業者との連携強化に効果的です。

作業日報管理

工事現場ごとの作業日報の作成と管理ができます。単日の作業内容や工事原価の管理も可能です。職人間の情報共有がいっそう容易になります。

業者請求管理

工種の分類、原価情報の管理、請求書発行、支払い回収予定の記録など、請求関連の情報を一元管理できます。

入金管理

発注元からの入金情報を格納する入金管理機能と、工事の発注先や金額を格納する発注管理機能を紐づけることで、請求処理の手間を省けます。

支払管理

協力業者への支払業務を簡略化したり自動化したりする機能です。支払依頼書や明細書などの自動作成もできます。

工事原価管理

工事ごとに仕入れ時の原価情報や支払予定原価率を管理できます。コストの把握により損益分岐点が明確になるため、利益率を高めることが可能です。

実行予算管理

実行予算管理機能を使えば、予算作成だけでなく、損益なども可視化できるため、マネージャー層や経営層の判断に資する情報も提出できます。

工事管理システムを導入するメリット

データを一元管理できる

工事管理システムを導入することで得られる1番のメリットは「データを一元管理できる」ことです。工事では受注契約から売上金の回収までのプロセスにおいて人・モノ・金が変動します。この3つの情報が各プロセスにおいてどのような状況になっているのかを更新しなくてはなりません。しかし、データが紙ベースで保存されていたり、複数のシステムに散逸していたりすると、情報確認のたびに手間がかかります。工事管理システムを導入すれば、データを一元管理できることで、事態の混乱を防ぎつつ、迅速なデータ確認が可能になります。
人・モノ・金といった情報は、多くの場合、1つの取引において連動して変化します。仕入業務であれば、仕入れによってモノを得る代わりに、支払の処理をしなければなりません。その際に、Excel上に仕入情報を入力して、支払業務は別システムで行っていると、一方だけを実行して、他方を忘れてしまうというミスが発生しやすくなります。データを一元管理できていれば、情報が相互に結びついているため、データ入力の抜け漏れを減らせます。工事管理システムを導入して情報を一元化できれば、データ入力の精度と確認作業の効率化という2つのメリットが得られるわけです。

業務効率が上がる

工事管理システムを導入するメリットとして「現場の職人による施工管理の効率化」と「経理業務の効率化」が期待できます。
従来型の管理をしている場合、「紙の図面を現場に携行する」「施工状況の確認のためだけに現場に行く」「工事写真の共有のために移動したり郵送したりする」といったアナログ対応が必要です。時間が掛かる上に職人の体力を奪うため、効率的な処理とは言えません。それに対して工事管理システムでは「図面や工事写真をシステム上で共有」「工程表の変更や更新がリアルタイムに画面に反映」「遠隔でもタブレット上で同じ図面を見ながらコミュニケーション」が可能です。さらにシステム経由で協力業者との意思疎通もスムーズに行えるため、施工管理や契約管理に掛かっていた手間と時間を削減できます。
経理業務においては、得意先業者の情報、支払先、案件ごとの発注金額などが工事管理システムに集約されることで、必要なデータへのアクセスが容易になります。紙やFAXによる受注が多い場合には、書類紛失に伴うリスクも低減できるため、いっそうメリットを感じやすいでしょう。電子契約サービスと連動させれば、ペーパーレス化に伴う経費削減と省力化も期待できます。また、データの一元管理は情報の転記ミスや手間の削減にもつながるため、経理業務全体の効率化を実現できます。種類によっては、支払依頼書や仕訳の自動作成機能も搭載しているため、日常的に発生するルーティンワークを減らせます。

経営状況の透明化につながる

工事管理システムに種々のデータを格納することは「経営状況の透明化」につながります。具体的には、データがリアルタイムで共有されることで、重要な経営判断が求められているときでも、確度の高い情報を即座に参照できるようになります。それにより意思決定が迅速になるため、スピーディな経営判断が可能になります。また、データを蓄積していけば、売上高・利益率・工数・作業時間などを分析できるため、これまでは気付かなかった経営課題やリスクを発見できます。状況が可視化されることで、収益改善と経営リスクの削減の両方を実現できるのです。
工事管理システムの導入による経営状況の透明化は人事戦略にも役立ちます。案件ごとの人員や進捗状況が可視化されれば、「どの部門で人手不足が発生しているのか」「どのスキルを持った職人が足りていないのか」がわかるようになるからです。人手不足が工事の遅滞や作業の仕上がりに影響している場合には、可視化されたデータを元に改善策を講じられるため、顧客満足度の向上にもつながります。

工事管理システムを導入するデメリット

コスト的に導入が難しい場合がある

工事管理システムは無料のソフトもありますが、実務で利用できるレベルではないので基本的に有料のサービスを導入します。システムの内容によって価格に違いがあるうえ、機能性に優れたシステムほど高価ですから、導入に向けた慎重な検討が必要です。自社にとって必要な機能を洗い出し、費用対効果の高いシステムを導入しましょう。また、システムの導入や運用のタイミングでもコストが発生するので、試算をしておくことが大切です。

システムを使いこなせない可能性がある

工事管理システムは業務効率を大幅に向上できるメリットがあるものの、使いこなすにはシステムにシステムに情報を蓄積する必要があります。専任の担当者や管理者を配置しないまま導入を進めた場合、狙い通りの効果を得られないかもしれません。現場が混乱するおそれもあるので、運用体制を事前に明確にしておきましょう。

外部ツールとの連携ができないケースがある

工事管理システムによっては、自社で使用している他のシステムと連携できない可能性があります。他のシステムと連携できない場合、従業員が手作業で対応しなければなりません。マンパワーに頼った運用は効率性が落ちるとともに、ミスが生じるおそれもあります。そのため、自社で運用しているシステムとの相互を確認したうえで導入を進めましょう。

工事管理システムの選定・比較のポイント

現在では様々なタイプの工事管理システムが流通しています。得意とする機能や業務効率化に貢献できる分野は製品によって異なるため、ポイントを絞って選定することが大切です。

システムで効率化できる分野と自社の課題が一致しているか

工事管理システムのなかには、施工管理や受注工事管理といった現場に役立つ機能が豊富な製品もあれば、予算管理や支払管理や仕訳自動作成などの帳票管理に特化している製品もあります。そのため、自社でどの分野に課題を持っているのかを理解した上で、課題解決に結びつく機能が備わっている工事管理システムを選ぶことが重要です。また、既存のシステムを利用している場合には、不便に感じている機能や求めている機能を洗い出して、より機能性に優れたシステムを選定しましょう。現状の課題解決にマッチした工事管理システムを選ぶことで、業務の効率化がさらに加速します。

導入前後のサポートがしっかりしているか

アナログ管理からデジタル管理に移行するときには、どうしても操作につまずいたり、データ入力の仕方がわからずに困ったりしやすいものです。既存の契約書や請求書類などをデータ化する必要があるときには、システム提供者とのあいだで密なやりとりが発生します。そのため、利用に際して不明点があるときに、丁寧かつ迅速にサポートしてもらえるシステムを選ぶことが大切です。そうすれば、導入に伴う混乱を最小限に抑えられます。

現場だけでなく経営判断をアシストする機能があるか

実際にシステム導入をするときには、現場だけでなく、経営層の理解を得た上で承認を受けなくてはなりません。現場目線に終始せずに、経営判断に役立つ機能まで備えているかどうかは、経営層がもっとも気にするポイントです。一元管理したデータを有効活用できる工事管理システムであれば、社内のあらゆる階層に有益なシステムであることが認められやすいため、導入がスムーズに進むでしょう。

主要な工事見積ソフト5選

これまでに解説してきた選定のポイントを踏まえて、主要な工事見積ソフトを紹介します。それぞれの特色を理解したうえで、自社の課題にマッチしたものを検討してください。

SMILE V コストマネージャー

SMILE V コストマネージャーは原価分析や請求・支払業務など、経理関連の機能に強みのある原価管理システム。原価種別・得意先・外注など、案件ごとの原価を多角的な視点から分析できるだけでなく、発注残管理もシステム単体で処理できます。発注業務から原価入力に至る作業までを効率化できます。また、発生原価と発注残の両方を含めた見込み原価との予実績管理も可能なので、高度な原価管理を実現できます。加えて、原価（債務）データを利用した決定通知書兼支払明細書や振込依頼データの作成、入金管理、請求書発行など、工事に関わる経理まわりの業務を包括的にサポートできます。そのほかにも工事別収支実績表を使って各現場の利益状況を予想利益を対比できる機能や、原価・売上実績に対する得意先別や担当者別のドリルダウン分析機能を搭載。グラフ化された結果を出力できるため、部門ごとの状況を分析したいマネージャーや、経営判断のための材料を求めている経営層にとっても魅力的なシステムです。

ANDPAD

ANDPADは業務内容や進捗状況のデータを一元管理して可視化できる施工管理アプリ。新築やリフォームを得意とする建築系から、ゼネコンや専門工事が中心の建設系まで、建設業界全体から幅広い支持を獲得しています。アプリを起動するだけで図面や工程表をiPadやiPhone上で確認できるため、時間や場所を問わず、最新データをリアルタイムで共有できます。従来は電話・FAX・メールで行われていた意思疎通もチャットアプリでスピーディに。クラウド上で工事写真や資料が自動整理されるため、紙やExcelでの管理が不要になります。画面設計が見やすく操作がしやすいため、ITツールに不慣れな人にとっても比較的使いやすいでしょう。施工現場の効率化と省力化に大きな効力を発揮します。そのほかにも、引合からOB管理までの顧客管理を一気通貫に実現でき、オンライン受発注によるペーパーレス化の効果や、工程・検査の標準化による施工品質向上を期待できるなど、施工管理に特化した機能が盛りだくさんのアプリです。

SITE

SITEは施工管理に伴う現場の情報共有を効率化できる「シンプル」が売りの施工管理アプリ。メインの機能は案件管理・チャット・スケジュールの3つのみ。導入企業はハウスメーカー、工務店、リフォーム業者、内装業者など多種多様です。工事写真や関連資料をアップロードするだけで仕分けが行われる自動写真整理機能を搭載。施工案件ごとの顧客情報なども一元管理できるため、アナログ管理で感じていた煩わしさから解放されます。チャット機能ではテキストメッセージに留まらず、音声通話やビデオ通話も可能なので、コミュニケーションと並行しながら図面データなどを共有できます。さらに資料の最新情報が常時上書き保存されていくため、図面が更新されないまま施工が進行することで生じる手戻りを防げるなど、ロスの削減にも効果を発揮します。スケジュール機能を使えば、短期工事の工程表はもちろん、業務や会議などの予定共有・予定調整も容易に行えるため、コミュニケーションの齟齬を減らせます。

Photoruction

Photoructionは建築・土木分野を中心に生産性と品質向上を目的とした建設業向けの生産支援サービス。写真、図面、工程表、タスク管理、検査などの充実した機能で、社員が現場の作業に専念できる環境を整えます。特に写真機能と図面機能では、現場の状況の即時共有や差し替えに伴うバージョン管理を実装。情報共有の間違いによる手戻り防止に貢献します。加えて写真整理の自動化、改ざん検知機能を備えた電子小黒板機能、図面への矢印・矩形・計測といった注釈やメモ・写真・チェックリストの付加機能など、多彩な機能で現場の職人をアシストします。そのほかにも柔軟なレイアウトの工程表が作成できたり、検査や作業をチームでタスク管理できたり、担当者に自動通知メールを送れたりと、プロジェクトメンバーとの情報共有を効率化できる機能が満載です。機密情報の暗号化やISO 27001認証サーバーの利用など、セキュリティ対策の取り組みにも特長があるサービスです。

要〜KANAME〜

要～KANAME～は利益の最大化、生産性の向上、経営の透明化のすべてを実現できる建設業界向けの現場台帳管理ソフト。工事関連の必要情報を台帳に一元管理できるうえに、日報による出退勤管理や報告書作成をiPhoneで容易に完結できるため、日常的に発生する業務の省力化につながります。加えて日報から労務費を自動で人工計算できる機能を搭載。材料費や利益を把握したうえで簡単に適性価格での見積提出ができるため、効率化だけでなく、利益の最大化も狙える点に特長があります。さらに現場ごとの収支と利益をリアルタイムで把握できることで、社内のコスト意識の醸成に役立つなど、社員の成長も期待できます。集約されたデータから年間売上や顧客別売上比率をグラフ化する機能を使えば、経営が透明化されるため、経営判断の材料を得られるところも魅力的です。そのほか、導入後にもインストラクターによる訪問サポートが受けられたり、電話やインターネット経由でいつでも問い合わせができたりと、ITツールが初めての方にも優しい管理ソフトになっています。

まとめ

紙ベースによる従来型のアナログ管理からデジタル管理に移行する糸口になる工事管理システムは建設業者の強い味方です。現場で作業に従事する職人や社員を直接的にアシストするだけでなく、経営層の戦略立案にも役立ちます。さらにペーパーレス化によるコスト削減や書類紛失リスクを無くせるなど、多方面でのメリットが期待できます。DX化やi-Constructionの波に乗り遅れないためにも、ぜひこの機会に工事管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。

工事管理システムについてよくある質問

工事管理システムにはどのような特徴がありますか？

工事管理システムは、工事の受発注から売上金の回収まで、工事に関わる一連のプロセスやデータを一元管理できるシステムです。紙ベースの管理では、煩雑なデータ処理やヒューマンエラーのリスクなどもありましたが、システムの活用によって効率性が高くミスの少ない管理が可能になります。情報共有もリアルタイムで行えるため、社内における申請から承認までの流れもスムーズになることが期待できます。

工事管理システムを導入するメリット・デメリットは？

工事管理システムの導入によるメリットとして、データの一元管理が可能・業務効率の向上・経営状況の透明化が挙げられます。工事管理システムにデータを集約して管理することで、煩雑な作業から解放されるとともに、データ入力の抜けや漏れを軽減できるうえ、必要なデータにいつでもアクセスして確認できるなど業務効率の飛躍的な向上が期待できます。また、データの蓄積により経営課題を発見して改善できたり、リアルタイムでの情報共有によって迅速な経営判断ができたりする点もメリットです。一方、システムの導入はコストがかかるほか、社内の状況によっては使いこなせないおそれがあります。システムの導入にあたって専任のチーム作りを行い、運用体制を確立したうえで検討を進めるのもひとつの方法です。

工事管理システムを選ぶ際に見るべきポイントは？

自社の課題を解決できるシステムであることが注目ポイントのひとつです。大きく分けると現場管理と経理事務で考え、どちらが業務上の課題が多いのかを洗い出してシステムごとの機能性を比較すると良いでしょう。また、特にシステムの導入初期は操作につまずく場面が多いと考えられるので、サービス側のサポート体制も確認が必須です。さらに、経営判断にも役立つ機能が搭載されていると、経営層に提案した際に認められる可能性が高くなります。