【手軽にできる】利益を見える化！エクセルで原価管理を行う方法をわかりやすく解説！

原価管理とは？

原価管理とは、製品やサービスを提供するために必要なすべての費用を把握し、効率的に管理する活動です。これにより、企業は無駄なコストを削減し、利益を最大化することを目指します。

例えば、製造業であれば原材料費や人件費、運送費などが原価に含まれます。これらの費用を正確に把握することで、製品の適正価格を設定したり、生産プロセスの改善点を見つけたりすることが可能になります。
原価管理は、企業の経営判断を支える重要なプロセスであり、継続的に行うことで経営状況を健全に保つことに繋がります。

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原価管理表をエクセルで作る方法

本章では、エクセルで原価管理表を作成する方法について具体的に解説します。この章を読むことで、中小企業の方でも手軽に原価管理を始め、会社の利益を正確に把握できるようになります。

エクセルで原価管理表を作成する流れは、以下のとおりです。

• 表の基本構成を作る
• 関数を設定する
• 月ごとなどに集計表を作成して経営に使える形にする

これらのステップを通じて、自社の状況に合わせた効果的な原価管理表を作成できます。

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表の基本構成を作る

原価管理表の基本構成として、まずは「日付」「勘定科目」「摘要」「金額」「備考」といった基本的な項目を設けることから始めます。
これらの項目は、いつ、何に、いくら費用がかかったのかを記録するために不可欠です。

次に、製品やサービスごとに原価を把握するために、「直接費」と「間接費」の項目を設けます。
直接費は、原材料費や労務費など、特定の製品やサービスに直接紐づけられる費用を指します。
一方、間接費は、家賃や光熱費など、複数の製品やサービスに共通して発生する費用で、配賦基準を設けて各製品・サービスに割り振る必要があります。

さらに、原価管理の精度を高めるためには、「予算」と「実績」の項目を設定することが重要です。

これにより、計画と実績を比較し、原価差異を分析することで、次回の予算策定やコスト削減の具体的な施策に繋げることができます。
特に中小企業においては、シンプルながらもこれらの項目を網羅することで、手軽に会社の利益構造を可視化し、経営判断に役立てることが可能になります。

例えば、日付ごとに「商品Aの原材料費」「商品Bの製造人件費」「間接費として家賃を按分」といった具体的な費用を入力していくことで、製品ごとの原価が明確になり、利益率の低い製品の改善点を見つけ出すことにも繋がるでしょう。

 

関数を設定する

原価管理表に項目を設定した後、計算作業を効率化するために関数を設定します。
ここでは、複数の範囲の合計を計算する「SUMPRODUCT関数」と、指定した範囲の合計を計算する「SUM関数」の2つを紹介します。
例えば、材料費や労務費など、複数の科目の合計金額を算出したい場合は、SUMPRODUCT関数が非常に便利です。

具体的な使用例として、セルに「=SUMPRODUCT(C2:C10, D2:D10)」と入力すると、C列とD列の各行の積を合計した結果が得られます。
これは、単価と数量をそれぞれ入力している場合に、その総額を求めるのに役立ちます。

また、特定の期間における材料費の総額など、ある範囲の合計値を算出したい場合は、SUM関数を使用します。
例えば、E2からE4セルまでの合計を算出したい場合は、該当のセルに「=SUM(E2:E4)」と入力することで、自動的に合計金額が表示されます。

これらの関数を活用することで、手作業による計算ミスを減らし、原価管理の精度を高めることができます。
さらに、これらの関数は、一度設定すればデータの更新に合わせて自動で再計算されるため、日々の管理業務を大幅に効率化することが可能です。

 

月ごとなどの集計表を作成して経営で使える形にする

原価管理表は、単なる費用の記録に留まらず、経営判断に直結する重要なツールとして活用することが可能です。
月ごとの集計表を作成し、「月」「製品A原価」「売上」「粗利益」といった項目を明確にすることで、各製品の収益性や全体の利益状況が可視化されます。

これにより、どの製品が利益に貢献しているか、あるいは課題を抱えているかを把握できるようになります。

さらに、集計表に「前月比」や「予算達成率」といった項目を追加し、関数を用いて自動計算する設定にすることで、過去のデータとの比較や目標に対する進捗状況を容易に把握できます。

特に、粗利益を製品ごとに比較分析することで、利益率の低い製品の原因を特定し、改善策を検討するといった具体的な経営戦略を立てることが可能になります。

 

原価管理を始める上で重要なのは「見える化を続ける」こと

原価管理をこれから始める場合、細部まで完璧を目指すよりも「見える化を継続する」ことを重視してください。
完璧なフォーマットを作成することよりも、継続して運用できる形にすることが重要です。

最初はシンプルな形で始めて、必要に応じて改善していくのが良いでしょう。
完璧を求めるあまり、途中で挫折してしまうことが最も避けたいことです。

まずはざっくりとでも良いので、原価を把握する習慣を身につけることから始めてみましょう。

 

原価管理をエクセルで行う場合のメリット

エクセルは、多くの企業で利用されている表計算ソフトであり、原価管理においても手軽に導入できる点が魅力です。
原価管理をエクセルで行うメリットとしては、主に「低コストで始められる」「自由にカスタマイズできる」「テンプレートを使えば導入が簡単」「操作の習得に時間がかからない」という4点が挙げられます。

これらのメリットは、特に原価管理をこれから始める中小企業にとって大きな助けとなるでしょう。

 

低コストで始められる

多くの企業で利用されているエクセルは、パソコンに既にインストールされていれば、追加費用なしで原価管理を始めることが可能です。
新たに専用の会計ソフトを導入する場合、ソフトウェアの購入費や月額利用料、システムの導入費用などがかかることがありますが、エクセルであればこれらのコストを抑えることができます。

特に中小企業や個人事業主にとって、初期投資を抑えられる点は大きなメリットと言えるでしょう。

また、パソコンにエクセルが既にインストールされていれば、追加費用なしで原価管理を開始できます。
これにより、財務状況を可視化し、経営改善に繋げるための第一歩を気軽に踏み出せるのです。

 

自由にカスタマイズできる

エクセルは、自社の業務内容や管理したい項目に合わせて、表のレイアウトや計算式を柔軟に変更できる点が大きな強みです。

例えば、特定の製品の原価を詳細に把握したい場合は、その製品に特化した項目を追加したり、費用の内訳を細かく分類したりすることができます。

また、複数の事業を展開している場合は、事業ごとの原価を分けて管理できるようシートを複数作成したり、集計方法を工夫したりすることも可能です。

これにより、自社の状況にぴったり合った原価管理表を作成できるため、汎用的な会計ソフトでは対応しきれないようなニッチな情報も管理できます。

 

テンプレートを使えば導入が簡単

インターネット上には、無料のエクセルテンプレートが多数公開されており、これらを活用することで原価管理表を簡単に導入できます。

あらかじめ必要な項目や計算式が設定されているため、ゼロから作成する手間が省け、すぐに原価情報の入力に取り掛かることが可能です。

これにより、原価管理の専門知識がない方でも、手軽に会社の利益構造を可視化できます。

例えば、製造業向けのテンプレートでは、原材料費や労務費、経費などの項目が最初から用意されており、データを入力するだけで自動的に原価が計算され、損益計算書に近い形式で出力されるものもあります。

また、シンプルな構成のテンプレートを選べば、自社の業務に合わせて項目を追加したり、計算式を調整したりするカスタマイズも容易に行えます。

これにより、導入にかかる時間と労力を大幅に削減し、本来の業務に集中しながら原価管理を始めることができるため、特に中小企業にとって大きなメリットとなります。

 

操作の習得に時間がかからない

エクセルは、多くの企業で日常的に使用されているため、基本的な操作方法を習得している方が多くいらっしゃいます。
そのため、新しく専用のソフトを導入する場合と比較して、操作方法を覚えるための学習時間を大幅に短縮できる点がメリットです。

特別な研修やマニュアルを用意することなく、すぐに原価管理の業務に取りかかれるため、導入のハードルが低く、効率的に作業を進めることができます。

例えば、SUM関数やAVERAGE関数といった基本的な関数は、多くの人が知っているため、すぐに原価計算に活用できるでしょう。

 

原価管理をエクセルで行う場合のデメリット

エクセルでの原価管理は手軽に始められる反面、いくつかのデメリットも存在します。
主に、入力ミスや二重入力が発生しやすく、作業が特定の担当者に集中して属人化しやすい点が挙げられます。
また、リアルタイムでの情報更新が難しく、最新の状況を把握しにくいという課題もあります。

これらの課題を解決するためには、運用ルールの策定や定期的なデータの確認、そして必要に応じて専用システムの導入を検討することが重要です。

 

入力ミスや二重入力が発生してしまう

エクセルでの原価管理は、手作業でのデータ入力が中心となるため、入力ミスが発生しやすいという課題があります。
例えば、数値の誤入力や項目の選択間違いなどが起こると、正確な原価を把握することが困難になります。

また、複数の担当者が同じデータを扱ったり、異なるシートで同じ情報を入力したりする場面では、二重入力が発生する可能性も高まります。

このような入力ミスや二重入力は、集計結果に大きな影響を与え、経営判断を誤らせる原因となるため注意が必要です。
正確な原価情報を得るためには、入力時の確認体制を強化したり、入力規則を設定したりするなどの対策を講じる必要があります。

 

作業が属人化しやすい

エクセルで原価管理を行う際、特定の担当者しか作業内容や計算方法を把握していない状態になることがあります。
これは、ファイルやシートの構造が複雑であったり、独自の関数やマクロが多用されていたりする場合に顕著です。
例えば、特定の担当者が作成した複雑な計算式が含まれるシートは、その担当者以外には理解が難しく、修正や更新に手間取ることが考えられます。

このような状況では、担当者の異動や退職があった際に、業務の引き継ぎがスムーズに行えず、原価管理業務が滞ってしまうリスクがあります。

また、担当者が不在の際に、データの確認や修正ができないため、業務が停滞するだけでなく、誤った情報に基づいて経営判断をしてしまう可能性も出てきます。

 

リアルタイムに情報を更新しにくい

エクセルで原価管理を行う場合、手動でのデータ入力や更新が多いため、リアルタイムで最新の情報を把握することが難しいというデメリットがあります。
例えば、日々発生する材料費や人件費をタイムリーに入力し、すぐに集計結果を反映させることは困難です。
結果として、月次や週次など一定の期間が経過しないと正確な原価状況を把握できず、経営判断が遅れる可能性があります。

特に、市場の変動が激しい状況下では、最新の原価状況を迅速に把握できないことが、競争力の低下につながることも考えられます。

このため、常に最新の情報を反映させるためには、データの入力頻度を上げる、または専用の原価管理システムを導入するといった対策が必要です。

 

原価管理システムを検討し始めるべきタイミング

エクセルでの原価管理は手軽で便利ですが、事業規模が拡大したり、管理が複雑になったりすると、エクセルの限界を感じ始めるかもしれません。
例えば、複数のプロジェクトを同時進行している場合、プロジェクトごとに異なる原価計算が必要となり、エクセルでの管理では集計作業が煩雑になりがちです。

また、会社の成長とともにデータ量が増え、ファイルの動作が重くなったり、データの整合性を保つのが難しくなったりすることもあります。

さらに、リアルタイムでの情報共有がしづらく、経営層が迅速な意思決定を行う上で課題となる可能性も出てきます。

もし、これらの課題に直面し始めたら、原価管理システムの導入を検討する良いタイミングと言えるでしょう。
システムを導入することで、データ入力の自動化やリアルタイムでの情報共有が可能になり、より効率的で正確な原価管理を実現できます。

具体的には、以下のような状況がシステム検討のサインとなります。

• 毎月のデータ入力や集計作業に膨大な時間がかかっている場合。
• 複数の担当者がデータを扱うことで、入力ミスや二重入力が頻繁に発生している場合。
• 特定の担当者しか原価管理の仕組みを理解しておらず、業務が属人化している場合。
• 最新の原価状況をリアルタイムで把握できず、経営判断が遅れることがある場合。
• データ量が増えすぎてエクセルファイルの動作が著しく遅くなっている場合。

 

これらの問題は、会社の成長とともに顕在化しやすいものです。
エクセルでの管理ではカバーしきれない部分が出てきた際に、原価管理システムの導入を検討することで、業務効率の向上や経営状況の見える化をさらに進めることができます。

 

工事台帳をベースにした一元管理システム「要 〜KANAME〜」

「まずはエクセルで原価を見える化する」のは、正しい第一歩です。
しかし、案件数や従業員が増えていくにつれ、「ファイルが重くなる」「更新が追いつかない」「他の人がどこまで入力しているかわからない」といった悩みが生まれやすくなります。

そんな課題を解決できるのが、建設業向け原価管理システム「要 〜KANAME〜」です。

「要 〜KANAME〜」は、工事台帳をベースにした原価・利益の見える化を、誰でもかんたんに行えるよう設計されています。
エクセル感覚の操作性で、日報・経費・支払・入金などのデータをすべて自動集計。リアルタイムで利益を確認でき、経営判断をスピーディーに行えます。

さらに特徴的なのが、「導入して終わり」ではないこと。
専任スタッフが設定から運用まで徹底サポートしてくれるため、「システムを入れたけど使いこなせない…」という事態を防げます。
電話・オンラインでのフォロー体制が整っており、実際の現場に合わせた設定や運用方法を一緒に構築してもらえるのも安心です。

エクセルではカバーしきれなかった属人化や二重入力の課題を解消し、現場と経営をつなぐ原価管理を実現できるのが「要 〜KANAME〜」の強みです。

「もっと効率的に、でもしっかり利益を見たい」と感じたタイミングで、検討する価値のあるシステムです。

建設業向け原価管理システム「要 〜KANAME〜」を詳しく見る
 

まとめ

本記事では、エクセルを使った原価管理の始め方や、そのメリット・デメリットについて解説しました。

原価管理表の作成手順：
表の基本構成を作り、SUM関数やSUMPRODUCT関数を設定し、月ごとの集計表を作成することで、経営に活用できる形にできます。

見える化の継続：
完璧を目指すよりも、まずは継続して原価を見える化する習慣を身につけることが重要です。

メリット：
低コストで始められ、自由にカスタマイズが可能で、テンプレートを使えば導入も簡単です。また、操作の習得に時間がかからない点も利点です。

デメリット：
手作業による入力ミスや二重入力が発生しやすく、作業が属人化しやすいという課題があります。さらに、リアルタイムでの情報更新が難しい点も挙げられます。

システム導入の検討タイミング：
事業規模の拡大や管理の複雑化によりエクセルでの管理に限界を感じ始めた場合は、原価管理システムの導入を検討する良いタイミングです。

エクセルでの原価管理は、中小規模の会社にとって、気軽に始められる有効な手段です。
完璧を求めすぎず、まずは継続して見える化する習慣を身につけることが大切です。
低コストで始められ、自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるため、貴社の経営状況を把握し、利益を最大化するための一歩として、ぜひエクセルでの原価管理を始めてみてください。

運用していく中で発生する課題は、その都度解決策を検討し、より効率的な管理体制を築いていくことができます。

 

エクセルで原価管理を行う際によくある質問

Q1. まず何から始めればいい？最小構成と初週の動きが知りたい。

A1.最小構成は「原価明細（入力）」「売上（入力）」「集計（自動）」の3シート。

原価明細：日付／案件名(案件ID)／勘定科目（材料・外注・人件費・経費）／摘要／金額／直接・間接
売上：日付／案件名(案件ID)／請求金額
集計：案件別・月別の売上、原価、粗利、粗利率

初週は①科目と案件のリストを先に作る → ②原価明細と売上を1週間分入力 → ③集計シートで粗利が出ることを確認、の順でOK。完璧さより「毎週回す」ことが重要です。

 

Q2. 直接費と間接費の分け方・按分はどう決める？（家賃や光熱費など）

A2.原則は「製品・案件に直接ひもづく＝直接費／共通で発生＝間接費」。按分は社内で基準を決めて固定します（例：工数比・売上比・作業面積比のいずれか1つに統一）。

例：
家賃を工数比で按分 → 各案件の工数×単価を重みとしてSUMPRODUCTで配賦
ルールは集計シートの見える場所に明文化（将来ぶれないように）

 

Q3. 案件別の利益を“自動”で見たい。どんな関数を使えばいい？

A. 案件IDで突合して「売上 − 原価合計」を計算します。

・原価合計（案件別）：=SUMIFS(原価明細!$E:$E, 原価明細!$B:$B, 集計!A2)（E=金額列、B=案件ID、集計!A2=対象案件ID）
・粗利：=売上金額 - 原価合計 ／ 粗利率：=IFERROR(粗利/売上金額,0)
数量×単価などの積の合計が多い場合は、明細側で数量×単価を列で計算するか、集計でSUMPRODUCTを活用。

 

入力ミスや属人化を防ぐコツは？（エクセル運用ルール）

A. 仕組みでミスできない状態を作ります。

• データ入力規則：勘定科目・案件はプルダウン（別シートのマスタ参照）
• 書式統一：日付はシリアル、金額は数値のみ。行追加は最終行のコピーで式崩れ防止
• シート保護：集計・計算列は保護、入力欄だけ編集可
• 命名と保存：YYYYMM_原価管理.xlsxで毎月保存。週次でバックアップ
• 点検リズム：毎週末に「未入力・重複・桁ズレ」を3分チェック（フィルタ＋条件付き書式）

 

エクセルの限界はどこ？どんな状態になったらシステムを検討すべき？

A. 目安として以下のどれかに当てはまれば検討サインです。

• 集計に毎月2時間以上かかる／担当者が2名以上で更新し競合が起きる
• 入力・二重計上のヒューマンエラーが月1回以上発生
• ファイルが重く、開閉やフィルタにストレスを感じる
• 「最新の粗利」をリアルタイムで見たい場面が増えた

該当が出てきたら、記事内の「要 〜KANAME〜」の章を参考に、段階的な移行（まずは案件台帳だけ等）を検討してください。