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工事現場管理で日報をつける意味やメリット、必要な項目を解説

  • 公開日:2023年12月11日
案件管理
工事現場管理で日報をつける意味やメリット、必要な項目を解説

工事日報は、建設現場の作業内容や労働時間などを記載する書類で、現場管理に欠かせない資料の1つです。工事日報を作成、管理することで、予定通りに工事が進んでいるか、労務状況の課題はないか、など現場の状況を的確に把握できるだけでなく、人件費を含むコスト削減やトラブル予防といった効果も期待できます。

本記事では、現場工事日報の目的やメリット、工事日報に記載すべき項目などについて解説します。工事現場の作業日報を有効活用し、効率よく管理業務を進めるためにぜひお役立てください。

工事日報とは?

工事日報(作業日報)とは、建設現場でその日に行われた作業内容を記録した文書のことです。工事に関わるすべての作業者の作業内容をまとめ、把握・管理するとともに上司に報告する目的で作成します。
基本的に、作業員1人ひとりが、その日の工事終了後、業務の締めくくりとして記入し提出することが一般的です。ただ、準備工事など複数の日にまたがる作業では1つの日報でまとめて作成する場合もあります。
建設業に関する法律では「作業日報を作成しなければならない」といった規定が存在するわけではありません。ただ、法律には「元方事業者は、労働者が法律違反をしないよう、必要な指導や指示をすること(労働安全衛生法第29条)」と記載されており、工事日報は現場での指示指導が適切に行われている裏付けとなるのです。
こうした背景から、工事日報の作成と保管は、実質的には社内義務と捉えられ、多くの建設現場や工事現場で導入されています。
工事日報に決まった書式やフォーマットはなく、自社で使いやすいものを採用することが一般的です。内容を上司が確認し、社員へのフィードバックをコメントするケースもあります。記載する項目としては、作業内容や行動記録、工事の進捗など。詳細は後述します。
 

工事日報をつける目的

先述した通り、工事日報の作成や保管は法的な義務ではありませんが、工事日報は、工事進捗や労務状況の把握、現場での情報共有といった重要な役割を果たします。ここでは、工事日報をつける目的について詳しく解説します。

工事進捗の把握

工事日報は、工事の進捗状況を可視化し、予定通りに施工が進んでいるのかを確認するのに役立ちます。工事日報に書かれた作業内容を確認し、工事の進捗に遅れがある場合は、当日以降の予定を変更するなどの対策を考えることが可能です。
現場での業務が終わった後に、工事日報を作成することを負担に感じる社員もいるかもしれませんが、現場の状況を正しく把握し、必要な調整を行うためにもその日の終わりに書き上げることが大切です。必要に応じて作成スキルの指導も行いながら、うまく運用しましょう。
 

現場の情報共有

工事日報は上司が必ず目を通しますが、記載されている情報は、社内だけでなく、現場に携わる他の作業員とも共有します。現場では各作業員がそれぞれの担当業務に取り組んでいるため、関係者全員が集まってミーティングする時間を取れないことも少なくありません。
工事日報をつけていれば、その情報をもとに、作業上の気付きやヒヤリハットなどを、関係者全員でシェアし、今後の改善に活かしていくことが可能です。工事日報の運用方法や目的をあらかじめ設定し、全員に共有しておくことで、無駄なくまとめられた工事日報が集まり、情報を把握しやすくなるでしょう。
 

労務状況の把握

工事日報は、適切な労務管理を行ううえでも重要な役割を担っています。労務管理とは、社員が健康的に働くために、労働環境を管理することです。工事日報によって、労働時間や作業内容が適切かどうかを把握、管理することで、安全な労働環境を確立でき、社員の生産性向上にもつながります。
また、直行直帰の建設現場では、タイムカードなどによる勤怠管理をしづらいですが、工事日報に作業開始時刻と終了時刻の項目を設けておけば、適切な勤怠管理が可能です。
 

作業日報をつけるメリット

工事現場の作業日報を付けることで、工事の進捗状況を確認できるだけでなく、現場の課題把握やコスト節約、トラブルの予防などさまざまなメリットが期待できます。ここでは、工事日報をつけることによる主な4つのメリットを紹介します。

現場監理の最適化

作業日報の記録は、工事現場管理の最適化に欠かせない重要な書類です。各作業員がその日の作業内容や現場の状況を記した工事日報を見ると、無駄な作業はないか、労働力が足りていない箇所はどこか、といった現場全体における偏りや停滞が明らかになります。
そのため、追加の人員を手配するなど早期に対策を実践するなど、現場作業を円滑化させることが可能です。
 

労務管理の最適化

作業日報は、労働環境に関する課題把握などの労務管理にも役立ちます。特に、直行直帰が多い現場の勤務管理を適切に行うためには、各作業員が働いた時間や具体的な作業内容が書かれた工事日報が有用です。
また、工事日報の内容から、本人の心身状態や現場における人間関係が読み取れることもあります。トラブルが発生する前に現状を把握することで、課題解決に必要な対策を取り入れて、社員の心身の健康や安全な労働環境を確保できるでしょう。
長時間労働や過剰労働などのイメージを持たれやすい建設業界において、適切な労務管理による働きやすい労働環境の確保は、同業他社との差別化や離職防止につながるといった効果も期待できます。
 

コスト管理の最適化

作業日報は、結果的としてコスト管理の最適化にも直結します。工事日報で、現場作業員の働き方を把握し、最適な人材配置を実現することで、人件費の削減につながる可能性があるのです。
経費のなかでも人件費は特に大きな比重を占めるもの。作業員の割り振りが偏っている箇所を見つけて調整することで、人件費の無駄をカットできます。同時に、作業の無駄やミスの削減により、余計な資材や設備にかかるコストも節約できるでしょう。
 

トラブルの防止

作業日報は、現場での事故やトラブルの防止にも役立ちます。天候の影響を受けやすい現場などでは、計画通りに工事が進まないこともありますが、クライアントとの信頼関係を守るためにも納期通りに工事を完了させなければなりません。
工事日報を活用して毎日の状況を細かく把握し、上司と作業員とが連携して作業に臨むことで、工期遅延によるトラブル回避につながるのです。
また、先に挙げたメリットに重なる項目として、人件費などのコスト削減は予算関連のトラブル防止にも繋がるでしょう。そして、労務管理の最適化による労働環境の改善は、現場作業員の心身の健康や人間関係におけるトラブル予防に有用です。
万が一トラブルが起きてしまった際には、工事日報を通じて状況を詳しく把握して、早急な対処や解決ができるうえ、トラブルを繰り返さないための対策を講じることもできます。
 

工事日報に記載すべき項目

工事日報には、正式な書き方やフォーマットはありませんが、作業内容や現場の状況を記録し、読んだ人に伝えるという目的で作成するうえで、盛り込むべき内容や記載項目はある程度決まっています。
一般的な工事日報に含まれる記載項目は、下記の通りです。
  • 現場名(工事名)
  • 作成した日付・現場の天気や気温
  • 記入者名・所属部署
  • 始業時刻・終業時刻
  • 休憩時刻・休憩終了時刻
  • 時間外作業時間(時間外労働があった場合)
  • 当日の作業内容(工種など)
  • 記入者による振り返りや反省
  • 明日の予定
  • 備考(補足内容)・メモなど
  • 上長のコメント
 

記入者による振り返りや反省の項目には、「特になし」などと記入せず、現場で気づいた課題や疑問を書き込み、明日以降意識するポイントや目標とすることが大切です。相談事項や現場の状況の補足などを記載するために、備考やメモ欄を設けておくと良いでしょう。
上長のコメントは、工事日報を形式的なもので終わらせず、現場マネジメントに有効活用する上で重要です。作業員1人ひとりが目標や問題意識を持って作業に取り組むことで、工事現場全体の士気を高め、生産性の向上につながります。
 

まとめ

工事日報は、工事進捗や労務管理の把握を通して効果的な現場管理を行ううえで重要です。1日の作業終わりにその日を振り返ることで、課題の明確化と早期解決に役立ちます。また、人員配置の最適化によるコスト削減やトラブルの予防といった効果も期待できます。
工事日報にスマホやタブレットに対応した専用アプリを使用すれば、場所や時間を問わずに更新でき、スムーズな日報作成に役立ちます。また、管理者側は、全員分の日報を効率的に管理できるというメリットが得られます。
建設現場におすすめの工事日報アプリは下記記事で紹介していますので、あわせてご参照ください。
 

建設現場で使える工事日報アプリ5選
 

工事日報についてよくある質問

工事日報は必ずつけなければいけませんか?

建設業関連の法律に、工事日報の作成を義務付けるような規定はありません。そのため、法的には工事日報を作成し、管理するかどうかは企業次第ですが、工事の進捗や労務管理を適切に実施するうえで、毎日の工事日報は重要な情報源となります。
工期に遅れが出ないよう、人員配置や作業内容の見直しを行い、必要に応じて調整していく上で、毎日現場の状況が的確に記録された工事日報が重要な役割を担います。また、工事日報は、各作業員の労働状況を把握し、適切な指導や指示を行うために役立ちます。
 

工事日報を作成するタイミングはいつですか?

工事日報は原則として、1日の業務終わりにその日の作業について記録します。工事名や現場名など、項目によっては前もって記入できるものもありますが、当日の作業内容や現場の状況を振り返り、明日以降の作業につなげていくためには、当日中に作成するのが一般的です。
 

紙とデジタル、工事日報を選ぶ基準は?

工事日報は、紙とデジタルの2タイプがあります。紙媒体は、従来から建設現場の工事日報によく用いられている形式で、作成後にファイルなどにまとめて保管します。デジタルのように誤って上書きされる、データを消してしまう、といった可能性は極めて低いものの、物質的な容量があり、持ち運びには向きません。
デジタルの工事日報は、現場管理用アプリやExcelデータなどに直接記入する方法です。ノートパソコンやタブレットからいつでも更新でき、保存した後はデータを他の人と簡単に共有できます。また、特定の日の日報を探す場合にも、すぐに検索して閲覧できて便利です。
 

デジタル工事日報の作成ツールには何がありますか?

デジタルの工事日報には、WordやExcelのレンプレートや、工事日報専用のアプリなどがあります。WordやExcelは汎用性が高く、おおむねどのパソコンにもデフォルトで入っているため、誰でも使い始めやすく、テンプレートを挿入してすぐに記入を始められます。
専用アプリは、工事日報や工事現場管理に特化したシステムのため、工事日報をより効率的に作成できます。さまざまなサービスがあるので、自社に適したものを選ぶことが大切です。
 

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