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  • 2025年02月04日

「水道工事 発注書」とは?書き方や作成のポイント、注意点を解説

案件管理
「水道工事 発注書」とは?書き方や作成のポイント、注意点を解説

発注書は、水道工事で必要な重要書類の1つです。発注書があると、契約内容を後で確認しやすくなり、トラブルが生じた際にもスムーズに対応できます。発注書に不慣れな場合は、書き方や作成するタイミングなどががわからないこともあるでしょう。

 

本記事では、水道工事の発注書の役割や記載項目、主な作成方法、作成時の注意点などについて解説します。発注書の適切な書き方を理解して、業務に役立てましょう。

水道工事発注書とは

まずは、水道工事の発注書とはどういった書類なのか、特徴について解説します。
 

水道工事発注書の役割

水道工事の発注書には、「発注者が取引先に工事を発注する意思を示す」という役割があります。発注書に記載されている内容は、正式な取引として確定しているものです。
 

発注書なしに口頭のみで受注してしまうと、後で契約内容を確認できません。そのため、発注側と受注側で認識の不一致から、やり直しやトラブルに発展することも考えられます。そういった事態を避けるために、発注書には契約内容について明記する必要があります。
 

また、水道工事の発注書に、工事の金額や納期などの詳細を明記することで、双方が納得したうえで受注することが可能です。
 

発注書・注文書・注文請書の違い

発注書と似た書類に「注文書」や「注文請書」がありますが、それぞれ異なる目的で作成されます。各書類の役割は、以下の通りです。
 
  • 発注書:発注者が受注者に工事を依頼する書類
  • 注文書:発注者が商品・サービスを注文する際に作成する書類
  • 注文請書:受注者が発注内容を承諾したことを示す書類
 

発注書と注文書には、法的な違いは特にありませんが、企業によっては無形サービスの契約は発注書、商品や資材などの有形サービスは注文書、というように使い分けるケースもあります。
 

また、発注書が、発注者が受注者に注文の意思を示す書類であるのに対し、注文請書は、受注者が注文を引き受ける意思を示すための書類です。発注書の作成後、受注者が注文請書を発行することで契約が成立します。
 

水道工事発注書の保存期間

水道工事の発注書は、法人税法においては帳簿書類に該当するため、最低でも7年間(確定申告の提出期限から)保管することが望ましいでしょう。発注書を受け取ったら、破棄することなくファイリングするなどして適切に保管することが大切です。
 

なお、2021年の電子帳簿保存法改正により、電子データで受け取った発注書は、税務署長の事前承認不要でデータ保存することが認められています。
 

 

水道工事発注書の記入項目

水道工事の発注書には、契約に関して必要な情報を記載します。ここでは、発注書の記載項目について詳しく解説します。
 

水道工事発注書の必須記入項目

水道工事発注書には、以下の項目を記入する必要があります。
 
  • 発注者の情報:会社名(担当者の氏名)、住所、電話番号
  • 受注者の情報:会社名(担当者の氏名)、住所、電話番号
  • 取引年月日
  • 取引内容:工事の名称、具体的な内容
  • 金額:工事費用、内訳
 

上記項目が適切に記入されていることで、双方の間での行き違いを避け、工事をスムーズに進めることができます。また、記入漏れや記載ミスがあると、法的なトラブルが発生する可能性もあるため、十分に確認したうえで送付しましょう。
 

その他の記入項目

発注書には、前述した必須項目に加え、以下のような項目を記載します。
 
  • 施工現場名:工事場所の名称
  • 工事場所:工事場所の住所
  • 工事期間:工事の着工日、完了予定日
  • 発注の詳細:工事内容(項目、単価、数量、単位、金額など)
  • 支払期日:取引額を支払う期日
  • 支払い条件:支払い方法、支払い期限
  • 備考:特記事項や補足事項がある場合に記載する
 

以上の項目を正しく記載することで、発注者と受注者の間で認識の齟齬が生じることを避けられます。
 

 

水道工事発注書を作成するときのポイント・注意点

水道工事の発注書を作成する際のポイントや注意点を解説します。
 

見積書と照らし合わせる

発注書を作成する際には、見積書の内容と照らし合わせて正しく記入しましょう。見積書には、工事内容や費用が記載されています。発注書の金額や工事内容に相違や記入漏れがあると、契約内容が曖昧になり、認識の行き違いが生じる可能性があります。
 

金額をチェックするために、計算式を確認するとともに、電卓を使って計算し直すと安心です。
 

発注書を訂正する場合の対応

発注書を記入した後で間違いやミスが見つかった場合、基本的には訂正した発注書を再発行します。発注書の再発行ができない場合、適切な手順で訂正することが重要です。
 

誤りは黒線で取り消し、その上に正しい情報を記入します。また、訂正箇所のすぐ横に「訂正」と記述したうえで、訂正理由(例:入力ミスによる訂正など)を添えます。
 

訂正印を押す場合は、発注書に押された印鑑と同じものを使います。ただ、発注書の訂正方法が決まっている企業もあるため、あらかじめ取引先に訂正のルールを聞いておきましょう。
 

押印の必要性

発注書の押印は必須ではありませんが、発注書の有効性を確認する重要な要素です。一般的には、注文書の発注者名に重ねるように、発注者側の社印を押印します。
 

押印があることで、担当者が内容を確認し、同意した証として見なされます。また、内容の改ざん防止としても有用です。
 

印紙が必要な発注額

発注書が法的効力を持つ契約書のひとつであり、発注書の金額によっては印紙(収入印紙)が必要になります。具体的には、発注額が100万円以上の場合、200円の印紙を貼る決まりです。発注額が100万円未満の場合、印紙は不要です。
 

印紙を貼ることで、契約の証明となるだけでなく、税金の一部を支払い、税務上の義務を果たすことも意味します。
 

控えの保管

水道工事で作成した発注書は、原本を受注者に提出し、控えは自身で保管しておくことが大切です。紙の発注書はファイリングし、後で必要になった場合に探しやすいよう保管しましょう。
 

電子データで作成した場合は、PDF形式などで保存するとともに、バックアップを取っておくと安心です。
 

メール送付の形式

作成した発注書を取引先へメールで送付する前に、まずはメール送付が可能かどうかを先方へ確認することが重要です。許可を得たうえで、メール送付する際はPDFファイルを使うのが一般的です。
 

エクセルやワードで作成した場合、レイアウトの崩れやバージョン違いによる閲覧トラブルが発生する可能性があります。複製や改ざんを防ぐためにも、PDF形式に変換して送付すると良いでしょう。
 

 

水道工事発注書の作成方法

水道工事の発注書を作成する方法は、以下があります。
 
  • 手書き
  • ワードのテンプレート
  • エクセルのテンプレート
  • 専用システム
 

それぞれメリットとデメリットがあるため、特徴を理解して最適なものを利用しましょう。
 

手書きで作成する

発注書を手書きで作成する場合、市販のテンプレートを利用すると効率的です。書店や文具店、ホームセンターなどで購入できる他、インターネットで無料のテンプレートをダウンロードして利用できます。
 

一般的には黒のインクを使用し、丁寧な字を心がけましょう。複写式の発注書を使用すると、控えを簡単に作成できて便利です。
 

手書きのメリットとしては、特別なソフトやスキルが不要なため、パソコンに不慣れな人でも手軽に作成できます。一方で、記入ミスが発生しやすく、修正したい場合には一から書き直さなければならないため時間と手間がかかります。
 

また、書式にばらつきがあり、人によって文字が変わるなどで統一感に欠ける可能性があります。さらには、保管場所の確保やファイリング作業も必要です。
 

ワードのテンプレートで作成する

Microsoft のワード(Word)テンプレートを利用すると、パソコンで簡単に発注書を作成できます。インターネット上では、企業や個人が提供する無料テンプレートが多数公開されています。「水道工事発注書 テンプレート ワード」などのキーワードで検索すると、さまざまなテンプレートが見つかるので、自社に合ったものを選びましょう。
 

テンプレートをダウンロードしたら、必要事項を入力するだけで完成するため、操作に慣れれば手書きより効率的に作成できます。また、テンプレートは書式が整っており、見た目がきれいに仕上がります。完成した発注書を電子データで送付すれば、印刷代や用紙代などのコスト削減にもつながります。
 

ただ、ワードの操作を覚えるまで時間がかかります。テンプレートによっては、カスタマイズして使う必要があり、難しく感じる場合もあるでしょう。
 

エクセルのテンプレートで作成する

Microsoft のエクセル(Excel)を使って、水道工事の発注書を作成することも可能です。こちらも、インターネット上でさまざまなテンプレートが公開されているため、希望のものをダウンロードして使用しましょう。
 

エクセルのテンプレートでは、関数や計算式を活用することで、金額が自動計算されるため、記入ミスを減らせます。また、データ保管ができるため、管理がしやすく、紙のように保管スペースも必要ありません。
 

ただ、操作スキルが必要です。また、計算式や関数のミスがあるとエラーが発生し、正しく反映されなくなるため、誤って設定を壊さないように注意しましょう。必要に応じて、グラフや表を作成すると、情報を見やすくまとめられます。
 

専用システムで作成する

水道工事に特化した専用のシステムのなかには、発注書の作成から管理まで一元的に行えるものがあります。顧客情報や見積書、工程表などを一元管理できるシステムなら、ワンクリックで発注書を自動出力でき、業務効率化を促します。
 

また、発注書のテンプレートが豊富で、使いやすいものを選べます。さらに、クラウド上で情報共有ができるため、インターネット接続により多くのデバイスからアクセス可能です。データ連携がしやすく、外部の顧客システムやCADなどの情報を自動で取り込み、反映することで、人為的なミスを避けられます。
 

システムによって料金体系や使える機能、ユーザー数などの条件が異なるため、自社の規模やニーズに合った製品を選ぶことが重要です。無料トライアルや体験デモがあれば、試してみることで操作性を確認できます。また、トラブルの対処やスムーズな導入に向けて、サポート体制が充実しているものが安心です。
 

 

まとめ

水道工事の発注書とは、発注者が取引先に水道工事を発注する意思を示すための書類です。発注書の記載内容は正式な取引として確定するため、正確に記載する必要があります。
 

今回紹介した発注書の記載項目や注意点を参考に、適切な発注書を作成して、取引先と円滑に取引しましょう。発注書の作成方法にはいくつかのやり方がありますが、専用システムを使うと効率的で、作業負担の削減やヒューマンエラーの回避につながります。
 

 

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