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業務効率化して売上UPを目指せる!簡単に使えるグループウェア3選!

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業務効率化して売上UPを目指せる!簡単に使えるグループウェア3選!

みなさんこんにちは。

新卒でwebディレクターを目指す、フジワラです。

新米ディレクター第15回目。今回は、グループウェアの紹介です!

皆さんはグループウェアという物をご存知でしょうか?

グループウェアとは、簡単に言ってしまうと、会社で何か作業をする上で必要となる協力や情報の共有が簡単にできるITツールです!

 

今回は、そんなグループウェアの特徴と使うことで得られるメリット、おすすめのグループウェアをご紹介します!

作業現場の情報共有だけなく、スケジュールや備品の管理までできる!

改めて「グループウェア」とは何かというと、会社で何か作業をする上で必要となる協力や情報の共有が簡単にできるITツールです。

社内チャット(社員間のみの連絡ツール)と一緒のイメージを持ってしまいがちですが、違います。

社内チャットとはあくまで、社内のコミュニケーションを円滑にするもので、グループウェアとは、社内の情報の共有や業務の効率化をはかるためのアプリやソフトの集合体です。

つまり、グループウェアにとって、コミュニケーションの円滑化は過程にすぎません。

一言でざっくり言ってしまうと、社内チャットのさらに高レベルの便利ツールということです!

また、グループウェアの代表的な機能としては、

  • 資料やデータの共有
  • スケジュールの管理、共有
  • チャット、掲示板
  • メール
  • 作業の進捗管理
  • 設備予約(社内の備品などの予約)
  • タスク管理
  • 勤怠管理

などがあります。

グループウェアを使うことで得られるメリットとしては、

  • コミュニケーションがスムーズになる
  • どこでどんな作業が進んでいるのかが把握できる
  • 社員全員のスケジュールを細かく把握できる
  • 簡単な文書の作成や共有などの細かい手間がなくなる

と言ったようなメリットがあります。

あくまで一部なので、ご自分の会社や使い方次第でさらに良い効果を生み出せるでしょう!

簡単にですが特徴とメリットをご紹介しました。

続きまして、おすすめのグループウェアをご紹介したいと思います!

 

LINE WORKS

皆さんはLINEをご存知でしょうか?

そうです。チャット機能が有名なあのLINEです。

今現在、社員同士の連絡手段として使っている方はいらっしゃるのではないでしょうか?

LINE WORKSとは、簡単にいうと、LINEに先ほどお伝えしたようなグループウェアとしての様々な便利機能がついたものです!

LINE WORKSをご紹介した理由としては、便利なことは大前提として、LINEを使ったことがある人なら使いこなすのに時間がかからないことが大きいです。

基本的に操作画面はLINEやそれに似たものになっているので、分かりやすいですし、何よりLINEの連絡先やデータを共有できるので、使い始めることも楽チンです!

また、最近はコロナ対策としてビデオ通話が推奨されていますが、LINEWORKSはビデオ通話の機能がありますので、これを機に操作を覚えてしまうのも良いかもしれませんね!

LINE WORKSのページはこちら

 

サイボウズ

次にご紹介するのがサイボウズです。

LINE WORKSよりも人の管理に重点をおいたグループウェアです。

タイムカードを付けられたり、申請書類の管理ができるなど、事務仕事がとても楽になるような機能が充実しています。

また、会社で発生する溢れるほどに大量の書類を保存・更新でき、管理できるのは特徴です。

他のグループウェアでも保存・管理できますが、サイボウズはさらに見やすく管理できる印象です。

サイボウズのページはこちら

 

Google Workspace(グーグル ワークスペース)

こちらは最近まで「G Suite」という名前だったGoogleのグループウェアです。

どう言った機能があるかというと、皆さんご存知の方が多いかと思いますが、Googleドライブやスプレッドシートなど、無料で使えるものが多いです。

じゃあ何ができるようになるかというと、「セキュリティの強化」と「保存できるデータ量の強化」、「管理者機能」などです。

何と言っても世界最高レベルのIT企業のセキュリティに守られたツールとなれば、こんなに安心なことはないでしょう。

また、Googleは頻繁にソフトのアップデートを行いますので、他のものと比べると便利になるスピードは早いかと思います。

Google Workspaceのページはこちら

 

操作が不慣れな間は難しいが、使いこなすことができれば業務が激変する

いかがだったでしょうか?

今回は、グループウェアの特徴と導入のメリット、いくつかのグループウェアをご紹介しましたが、皆さんはこの記事を読んだ印象はいかがだったでしょうか?

「メリットな何かしらあるのは分かるけど、簡単って言っても結局難しいんだろうな」とか、「導入した後使いこなせかったら怖いな」と思った方は少なくないと思います。

実際、今のままでも作業ができるのに、あえて慣れないツールを使って仕事をするのは、大変ですし、それなりの時間がかかると思います。

ですが、ずっと今のままアナログ作業やいろんなデータを別々で管理している状態では、時間がたてば経つほど、扱う書類やデータが増えてパンクするはず。

 

なので、時代の最先端は行かなくとも、乗り遅れない程度に、皆さんのお役に立つ情報をこれからも発信していくことができたらと考えています。

今回ご紹介したグループウェアについても、機会があれば、操作方法などの解説などができたらと考えているので、お楽しみに!

 

 

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