出面管理とは？管理の必要性や目的、システム導入の際の判断基準を解説！

なぜ出面管理が重要なのか？

建設現場の施工管理者や、労務・経理担当者の方々にとって、出面管理は日々の業務の中でも特に手間がかかるもののひとつかもしれません。朝礼時に職人さんの出面を確認し、手書きで記録、事務所に戻ってからExcelに打ち込み直す。この一連の作業に、どれほどの時間を費やしているでしょうか？

しかし、出面管理は単なる記録作業ではありません。実は、健全な会社運営と現場の安全を支える、極めて重要な業務なのです。
主に出面管理が重要な理由を4つご紹介します

労務状況の把握

出面管理は、作業員の労働時間や出勤状況を詳細に記録するため、個々の作業員の労務状況を正確に把握できます。これにより、労働基準法に準拠した労働時間管理が可能となり、過重労働の防止や適切な休憩時間の確保に役立ちます。

また、法定三帳簿の一つである出勤簿の作成に必要な情報を網羅しており、法令遵守の観点からも重要です。現場全体の稼働状況を把握することで、人員配置の最適化にも繋がります。

賃金の計算

建設業界では、作業員の賃金を作業日数や時間に基づいて計算することが一般的です。出面管理によって、「誰が」「どのくらい働いたか」を正確に把握できるため、適切な賃金計算が可能となります。

特に常用契約の場合、作業時間に基づいた人件費の支払いに直結するため、正確な記録が不可欠です。現場ごとの労務費を正確に把握することで、プロジェクトの収益管理にも繋がります。

安全な現場運営

現場における安全管理においても、出面管理は重要な役割を果たします。誰が、いつ、どの場所にいるかを把握することで、現場内の人数を常に確認でき、緊急時の安否確認を迅速に行えます。

また、作業員の労働時間を管理することで、疲労による事故のリスクを低減できます。無災害記録の作成にも出面データが活用され、安全意識の向上に貢献します。

業務の効率化

正確な出面情報は、工事の進捗管理や次工程の計画立案にも役立ちます。現場の作業状況をリアルタイムで把握することで、遅延の可能性を早期に発見し、対策を講じることができます。

また、過去の出面データを分析することで、類似工事の工期や必要人員の精度を高めることが可能となり、見積もり作成や人員計画の効率化に繋がります。

 

出面管理とは？

出面管理（でづらかんり）とは、建設現場に出入りする作業員や職人、協力会社の担当者が「いつ現場に来て、いつ帰ったか」「どの作業にどれくらいの時間従事したか」といった情報を記録し、管理することです。この記録の基礎となるのが「出面表」です。

出面表に記載する項目

出面表には、主に以下の項目が記載されます。これらの項目を正確に記録することで、適切な管理が可能となります。

• 現場責任者名：現場の責任者を明確にします。
• 工事現場名：どの現場での作業かを特定します。
• 従業員・社員名（氏名）：作業を行った個人の氏名を記録します。
• 勤務日・期間：作業を行った日付や期間を記録します。
• 業務内容・職種：どのような作業を行ったか、職種は何であったかを記録します。
• 労働形態：常用契約や請負契約など、労働の形態を記録します。

 

従来の出面管理の方法が抱える課題

長年行われてきた手書きやExcelによる出面管理は、多くの現場で以下のような共通の課題を抱えています。

時間と手間の浪費

煩雑な記入・転記作業：
毎日の手書き記入に加え、それをExcelに打ち込む二度手間が発生。月末の集計作業は特に膨大な時間を要し、担当者の残業の一因となります。

本来業務への集中阻害：
現場監督や施工管理者は、現場の安全管理や工程管理に集中したいはずですが、出面管理に追われ、肝心の業務がおろそかになりがちです。

ヒューマンエラーによるミス発生

記入漏れや記載ミス：
手書きや手入力では、記入漏れや数字の打ち間違いが発生しやすく、給与計算や請求金額のトラブルに直結します。

データ不整合：
複数の担当者がバラバラに管理していると、最新の情報がどれかわからなくなり、データに不整合が生じることもあります。

リアルタイム性の欠如と情報共有の壁

現場状況の把握遅延：
事務所に戻ってからでないと最新の出面状況が確認できず、急な人員配置の変更や、特定の作業進捗の確認が遅れる原因となります。

情報共有の非効率：
紙の出面表は共有が難しく、経理部門や経営層が必要な情報をすぐに参照できないため、意思決定の遅れにつながることがあります。

働き方改革への対応の難しさ

2024年4月から建設業にも適用される時間外労働の上限規制により、労働時間の厳密な管理が必須となりました。アナログな方法では、正確な労働時間を把握し、適切な是正措置を取ることが極めて困難です。
労働基準監督署の監査などがあった場合、証拠となる正確な労働時間記録を迅速に提出できないリスクもあります。

これらの課題を根本的に解決するには、アナログな管理方法からの脱却が不可欠です。そこで注目されるのが、出面管理システムの導入です。

 

出面管理システム導入で得られるメリット

出面管理システムを導入することで、前述したアナログな管理方法の課題を劇的に改善し、現場運営に計り知れないメリットをもたらします。

業務効率の大幅な向上

入力・集計作業の自動化：
職人さんがスマホやタブレットで直接打刻したり、顔認証やICカードで入退場を記録したりすることで、手書きやExcel入力の手間が不要になります。集計もシステムが自動で行うため、月末の作業が劇的に削減されます。

リアルタイムな情報把握：
現場の出面状況がリアルタイムでシステムに反映されるため、事務所にいながら現在の作業人数や進捗状況をいつでも確認できます。急な人員調整や緊急時対応も迅速に行えるようになります。

ペーパーレス化の推進：
紙の出面表が不要になるため、印刷コストや保管スペースが削減され、環境負荷の低減にも貢献します。

データの正確性と信頼性の向上

ヒューマンエラーの削減：
手入力によるミスがなくなり、打刻データに基づいた正確な労働時間が記録されます。これにより、給与計算や請求書発行時のトラブルを未然に防ぎます。

法改正への対応強化：
働き方改革で求められる厳密な労働時間管理がシステムによって可能になり、残業時間の上限規制への対応や、万が一の監査時にも正確なデータを提示できます。

労務・賃金管理の最適化

正確な給与計算：
労働時間に基づいた正確な給与計算が可能となり、未払い賃金リスクを軽減します。
協力会社への支払い円滑化：協力会社の出面データも一元管理できるため、支払い業務がスムーズになり、双方の信頼関係強化につながります。

過重労働の防止：
特定の作業員の労働時間が超過しそうな場合にアラートを出す機能などにより、過重労働を未然に防ぎ、作業員の健康と安全を守ります。

経営判断・業務改善への貢献

データに基づいた分析：
蓄積された出面データを分析することで、各工程にかかる時間や人件費を正確に把握できます。これにより、見積もり精度向上や、非効率な作業の洗い出し、人員配置の最適化など、具体的な業務改善につなげられます。

日報作成・承認の効率化：
出面情報と連動した日報作成機能があれば、現場担当者の日報作成の負担が減り、管理者の承認作業もスムーズになります。

出面管理システムの導入は、単なるツールの変更にとどまらず、現場全体の生産性向上、従業員の満足度向上、そして企業の成長に直結する重要な投資となるでしょう。

 

出面管理システムの選び方

自社に最適な出面管理システムを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。導入によって得られる効果を最大限に引き出すためにも、慎重な検討が求められます。

必要な機能の確認

出面管理システムによって搭載されている機能は異なります。自社が抱える課題や、どのような目的でシステムを導入したいのかを明確にし、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

例えば、勤怠管理だけでなく、日報作成機能、スケジュール管理機能、労務費計算機能、他のシステムとの連携機能など、自社の運用に必要な機能リストを作成し、各システムの機能を比較検討することが重要です。

使いやすさ

現場で働く作業員や管理担当者が日常的に利用するため、システムの操作性は非常に重要です。ITツールに不慣れな方でも直感的に操作できるデザインやインターフェースであるかを確認しましょう。無料トライアルなどを活用して、実際の使用感を確かめることが望ましいです。入力の手間が少ない、画面が見やすいなど、現場での使いやすさが定着率に大きく影響します。

費用

出面管理システムの導入には、初期費用や月額利用料などの費用がかかります。提供会社によって料金体系は様々であり、無料プランが提供されている場合もあります。自社の予算に合わせて、費用対効果を考慮した上で検討を進めましょう。利用人数や機能によって料金が変わる場合があるため、将来的な利用規模も見据えて費用を確認することが大切です。

サポート体制

システムの導入後、操作方法に関する疑問や不具合が発生する可能性も考えられます。導入前に、提供会社のサポート体制が整っているかを確認しておくと安心です。電話やメールでの問い合わせに対応しているか、導入時のサポートはあるかなど、困った時に迅速なサポートを受けられる体制が整っているかを確認しましょう。

特に、建設現場特有の事情を理解しているサポートであれば、よりスムーズな運用が可能になります。

 

まとめ

出面管理とは、建設業の現場において、作業員の出退勤や作業状況を記録・管理する重要な業務です。この管理を適切に行うことは、正確な賃金計算、適切な労務管理、安全な現場運営、そして業務効率化に不可欠です。

従来の紙やエクセルでの管理には限界がありましたが、近年ではシステムの活用により、これらの課題を解決し、より効率的かつ正確な出面管理が可能となっています。

出面管理システムを選ぶ際には、自社に必要な機能、使いやすさ、費用、そしてサポート体制を総合的に考慮し、最適なシステムを導入することで、建設現場の生産性向上と働き方改革の推進に繋げることができるでしょう。

 

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「必要な機能」はもちろん、「現場でも使える操作性」と「しっかりしたサポート体制」も忘れず確認しましょう。

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