建設現場のスケジュール管理を成功させる方法と遅延を防ぐポイントを解説

現場監督がスケジュール管理で悩む理由

現場監督のスケジュール管理は、さまざまな要因により難航します。ここでは、現場監督がスケジュール管理で悩む具体的な理由について解説します。

 

突発対応が多い

建設現場では、全てが計画した工程表通りに進むことはあまりありません。工事は自然災害や材料の発注ミス、職人さんの手配漏れ、あるいは予期せぬトラブルなど、さまざまな理由で遅れてしまうことがあります。

トラブルが発生すると、現場監督は急な対応に追われ、目の前の作業に手一杯になりがちです。特に工事の流れを覚えていない場合、何かトラブルが起きても後手に回ってしまい、さらに悪循環に陥るリスクがあります。

 

多現場の掛け持ち

多くの現場監督は、複数の現場を同時に担当することが一般的です。この場合、各現場の進捗状況を正確に把握し、それぞれに必要な人員や資機材の手配タイミングを検討・調整しなければなりません。

複数の現場を管理対象とすることで、一つの現場で遅延が発生した場合、その調整や対策が他の現場のスケジュールにも影響が及びやすくなります。各現場の工程を把握するためには、全体工程表や月間工程表などの複数の工程表を管理する必要があり、スケジュールの全体像を正確に把握するのが困難になります。

管理対象となる現場が増えるほど、一つの現場で発生した問題の影響が他の現場に波及するリスクが高まります。

 

事務作業の時間不足

工程管理には、全体工程表、月間工程表、週間工程表、細部工程表といった工程表の作成や見直し、人員配置や重機・材料の手配タイミングの検討、そして工事台帳の管理といった多岐にわたる事務作業が伴います。これらの作業は、工期の遅れや追加費用の発生を防ぐために重要ですが、現場での進捗確認や突発対応に時間を取られがちな現場監督にとって、十分な時間を確保することが難しい現状があります。

特にエクセルで工程表を作成している場合、手間と時間がかかってしまい、結果としてスケジュール管理に必要な情報整理が後回しになりがちです。非効率な事務作業を棚卸しし、専用ツールで効率化することが重要となります。

 

調整業務の多さ

工事を円滑に進めるためには、協力業者などの工事関係者との連携と調整が不可欠です。スケジュールの共有ができていないと、協力業者の作業開始時期がずれるなど、作業計画の不一致によるトラブルにつながります。また、トラブルなどで工事が遅れてしまった場合、関係者との調整によって、人員の増員や工事開始時期の見直しをスムーズに行う必要があります。

しかし、日頃から進捗を共有していないと調整が難航し、迅速な対応が困難になる場合も。現場監督は、これらの情報共有や調整業務に多くの時間を費やす必要があり、スケジュール管理における大きな負担となります。

 

効率的なスケジュール管理の基本

現場監督のスケジュール管理の悩みを解決し、負担を軽減するためには、管理の基本を押さえ、効率化を図ることが重要です。ここでは、現場監督が知っておくべき効率的なスケジュール管理方法の基本について解説します。

 

重要度・緊急度で整理

効率的なスケジュール管理の第一歩は、業務を「重要度」と「緊急度」で分類し、優先順位付けの考え方を理解することです。建設現場では突発的な対応が多いため、すべての業務を同時進行で処理することは困難です。重要度・緊急度に応じてタスクを整理することで、緊急性が高く重要なタスクに集中でき、目の前の作業に追われる事態を避けられます。

この優先順位付けは、工事の流れや全体工期を把握し、トラブルが発生しても冷静に対処するための土台となります。例えば、安全管理や品質管理に関わる緊急度の高い業務、あるいは工期に直結する資機材の手配といった重要な業務を明確にし、優先的にリソースを割くことで、工事全体が滞りなく進むように計画的な行動が可能になります。

 

計画の細分化

スケジュール管理は、まず工事の全体像を把握する「全体工程表」の作成から始まり、次に特定の期間を抜き出した「月間工程表」「週間工程表」、そして「細部工程表」へと計画を細分化して作成します。

計画を細分化し、内装工事など具体的な工事の詳細や作業量を把握することは、若手の現場監督が工程管理を覚えるコツ。各作業の詳細な流れや作業量を記録・把握することで、次に何が必要で作業量がどの程度かといった後工程に意識が向くようになります。工事の流れを一通り把握することで、先を見据えた行動が可能になり、トラブルやミスが発生しても目の前の作業に手一杯にならず、冷静に対応できるようになります。

 

適切な余白時間の確保

スケジュール管理の効率化を図るには、工程表に「余白時間」を確保することが非常に重要です。建設現場の工事は、自然災害、材料の発注ミス、職人さんの手配漏れなど、さまざまな理由で遅れてしまうケースがあります。

そのため、あらかじめ工事の遅れを調整できる日を工程表に設けておくことで、多少の遅れが発生しても工事関係者との調整の手間が不要となり、現場監督の負担を大幅に軽減できます。

この余白時間の確保は、予定通りに現場を進捗させることを難しくしている突発的な要因を吸収するクッション材のような役割を果たします。これにより、現場監督は常に切羽詰まった状況から解放され、より重要な業務や計画の見直しに集中できるようになります。

 

業務の棚卸し

効率的なスケジュール管理のためには、現場監督が抱える多岐にわたる業務を一度棚卸しし、時間や手間がかかっている非効率な業務を見直すことが有効です。特に、エクセルでの工程表作成や手作業での情報転記、あるいは煩雑な見積り作成など、非効率な事務作業を洗い出すことで、どの業務をシステム化すべきか判断できます。

 

現場監督に役立つ管理ツール

工程表作成や工事のスケジュール管理などを円滑に行うためには、工程管理システムの活用がおすすめです。ここでは、現場監督に役立つ管理ツールをご紹介します。

 

タスク管理アプリ

タスク管理アプリは、工程表の作成や進捗管理を円滑に行う機能を備えており、工事の進捗度の共有を簡単に行えるため、スケジュール管理の効率化に役立ちます。これらのシステムは直感的に操作できるものが多く、ITツールに不慣れな方でも簡単に扱える点が特長です。

例えば、タスク管理アプリは予定と実績を一画面で確認できる機能を備えており、工事の進捗確認に手間がかかりません。さらに、マウス一つで工程表を作成できるシステムもあり、エクセルでの煩雑な作業によるストレスがなくなり、修正も容易になります。

 

共有カレンダー

共有カレンダー機能をもつスケジュール管理システムは、チーム内や協力業者間でのスケジュールを明確にし、調整業務の効率化に繋がります。現在は、データをクラウド上に保存するクラウド型が主流で、スマートフォンやタブレットがあれば、現場にいながら情報を確認できます。事務所に戻る手間を減らすことが可能です。

また、システムによっては、あらかじめ自社の休日を登録しておくことで、休日を考慮した工程表を簡単に作成でき、エクセルで発生しがちなセルの移動などの手間を削減できます。

 

チャットアプリ

チャットアプリは、工事関係者とのリアルタイムなコミュニケーションを可能にし、情報共有をスムーズにします。スケジュール管理システムのなかにはチャット機能を備えているものもあり、現場写真のやり取りなどをリアルタイムで行えます。

施工管理者は現場に出向かなくても、クラウドに保存された写真や情報から正確な進捗状況を把握できるため、トラブル発生時にも迅速に対処でき、打ち合わせもスムーズに。
また、日頃から進捗状況の確認を定期的かつ迅速に行うことで 、工事の流れを全員が把握し、各メンバーが後工程を意識して行動できるようになるため、業務の質を高めることができます 。

 

アラート・リマインダー

アラート・リマインダー機能は、工事の計画を立てる際に重要な、人員配置や重機・材料の手配タイミングの管理に役立ちます。これらのタイミングを間違えると工事が大幅に遅れる原因となるため、重要な期日や業務の締め切りを通知するアラートを設定することは、スケジュール遅延を防ぐうえで非常に効果的です。

アラート・リマインダー機能により、事務作業の時間不足や、材料の発注ミスといった突発的なトラブルの発生を未然に防ぐことができます。

 

チームでスケジュールを共有するコツ

スケジュール管理を効率化するには、チーム全体、そして工事関係者との連携が不可欠です。ここでは、チームでスケジュールを共有し、業務効率を向上させるコツを解説します。

 

短時間ミーティングの活用

工事の関係者と、短時間ミーティングで日常的にコミュニケーションをとり、進捗状況の確認を定期的かつ迅速に行うことが重要です。工事関係者と進捗を共有できていると、トラブル発生時でも人員調整や工事開始時期の調整をスムーズに行えます。

また、工事の流れを全員が把握することで、各メンバーが後工程を意識して行動できるようになり、業務の質を高めることができます。これにより、全員が「次に何が必要か」「作業量はどの程度か」という意識を共有して動けるようになり、突発的な問題への対処も迅速になります。

 

担当範囲の明確化

チームメンバーや協力業者の担当範囲や責任範囲を明確にすることは、業務を円滑に進めるうえで重要です。工事の流れや作業量を把握し、誰がどのタスクに責任を持つかを明確にすることで、現場全体で情報が視える化され、スムーズな業務遂行につながります。

特に、工程表の作成経験の浅い若手の現場監督は、工期が短い現場で工程表を作成し、上司や先輩からフィードバックを受けるなどして、各作業間の関連性を深く理解することが求められます。担当範囲が明確になることで、各作業間の関連性も理解しやすくなり、タスクの引き継ぎや連携が円滑になります。

 

情報共有のルール統一

情報共有の媒体、頻度、形式などのルールを統一することで、社内の情報共有が効率化されます。「要 〜KANAME〜」を導入することで見積り、請求、注文書、日報、現場資料などのすべてを台帳に紐づけて一元管理できるため、情報共有の媒体を統一し、社内全体の生産性向上に繋がります。

情報を一元管理し、必要な情報が工事台帳を中心に紐づいていることがポイントです。これにより、情報が散逸することなく、誰でも最新の情報にアクセス可能となり、特に複数の現場を掛け持ちしている場合でも、効率的な管理が可能となります。

 

現場データのスムーズな共有

工程表、図面、日報、現場写真などの現場データを工事関係者間でスムーズに共有することは、迅速な調整やトラブル対応に不可欠です。建設業向け原価管理システム「要 〜KANAME〜」を活用すれば、現場データがクラウド上で一元管理され、工事台帳ごとにフォルダが作成されて、図面や資料を効率的に管理できます。

現場にいながらスマートフォンやタブレットで情報を確認できるシステムを導入することで、事務所に戻る手間を削減でき、データ共有の効率を大幅に向上させることが可能です。

 

スケジュール遅延を防ぐ方法

スケジュール遅延は、現場の安全、品質、原価に悪影響を及ぼすため、現場監督は未然に防ぐためにスケジュール管理を徹底することが重要です。ここでは、スケジュールの遅延を防ぐ具体的な方法について解説します。

 

小さな遅れの早期発見

スケジュールの遅延を最小限に抑えるためには、小さな遅れを早期に発見することが鍵となります。工程管理システムを活用すれば、工程表の予定と実績を一画面で簡単に確認できるため、進捗のズレを瞬時に把握できます。

また、「要 〜KANAME〜」のように、日報から材料費・労務費の計上が連動するシステムを利用すれば、進捗に伴うコストの動きをリアルタイムで把握でき、進捗の遅れが原価に与える影響も含めて問題の早期発見につながります。早期に問題を発見することで、作業の同時並行化や人員増強などの対策を迅速に講じることができるのです。

 

進捗とコストの同期チェック

スケジュール遅延を防ぐと同時に、原価の上昇を防ぐため、進捗状況とコストの同期チェックを行うことが重要です。「要 〜KANAME〜」は経営分析の視える化や生産性向上に役立ちます。進捗に応じて利益率が悪化した場合、その原因を簡単に見つけ出すことが可能に。これにより、現場の予算を考慮した遅延対策を講じることができます。

 

工程変更の影響把握

やむを得ず工程を変更する場合、全体のスケジュールや後続の作業に与える影響を正確に把握しなければなりません。各作業の関連性を明確にすることで、複雑な現場の工程変更の影響を把握できます。

また、工程管理システムを使えば、途中で工期が変更になっても、その工程以降の予定を一括で移動させたり、全体を移動させたりすることが可能に。これにより、工程変更時の影響把握と迅速な修正が可能となり、エクセルでの修正に伴うセルの結合解除といったストレスなく対応できます。

 

「要 〜KANAME〜」で原価・資料・日報をまとめて管理

建設業向け原価管理システム「要 〜KANAME〜」は、工事台帳をベースにした建設業向け利益管理ソフトであり、現場監督の負担軽減と経営改善に非常に有用です。多くの建設業界の社長が抱える課題を解決するために誕生したシステムであり、工事台帳に情報を集約することで、見積り、請求、注文書、日報、現場資料など、すべてを台帳に紐づけて一元管理を実現します。

特に、日報から材料費・労務費の計上が連動するため、工事ごとの原価・利益をリアルタイムに把握でき「売上や利益が視える化できた」というお客様の声も。利益の視える化、シンプルな経営判断、業務効率化、そして利益拡大を目的に、すべての現場を把握できるようになります。

さらに、各担当者が作成した見積りや注文書を一覧で視える化することで、リアルタイムな見込み管理も可能になります。

＜「要 〜KANAME〜」で工事ごとの一元管理する方法を見る＞
  

現場監督のスケジュール管理の方法についてよくある質問

Q1：工程管理はなぜ現場監督にとって重要なのでしょうか？

A1：工程管理は、現場監督が担う4大管理（工程管理、安全管理、品質管理、原価管理）の一つです。
工程管理が適切に行われないと、建物を期日までに完成させられないだけでなく、現場の安全が疎かになり、建物の品質悪化や原価の上昇につながります。
つまり、工程管理は、建物の納期、作業員の安全、会社の利益、建物の品質のすべてに影響を与える重要な業務です。そのため工程管理にはさまざまな業務があり、一人前に仕事をこなせるようになるまで時間がかかるため、若手現場監督にとって最優先で習得すべきスキルです。工程管理の負担を軽くするためには、工程管理の効率化が必須とされています。

 

Q2：効率的に工程表を作成するにはどのような方法がありますか？

A2：工程表作成の手間を軽減し、効率化する方法として、主に工程管理システムの活用とエクセルテンプレートの活用の2つがあります。
工程管理システムは、工程表の作成や進捗管理を円滑に行う機能を備え、ITツールに不慣れな方でも直感的に操作できるものが多いです。エクセルよりも簡単に工程表を作成でき、マウス一つで操作が可能です。また、自社休日を登録しておくことで、休日を考慮した工程表を簡単に作成・修正できるため、エクセルで発生しがちなセルの移動などの手間がかかりません。
一方、エクセルテンプレートは、書式が設定されているため、最低限の項目を入力するだけで見栄えの良い工程表の作成が可能です。ただし、テンプレートの品質にはばらつきがあるため、企業が提供する信頼できるものを選ぶことをおすすめします。

 

Q3：工程の遅れを防ぐために、あらかじめどのような対策を講じられますか？

A3：工事の遅れは、自然災害、材料の発注ミス、職人さんの手配漏れなど、さまざまな理由で発生します。
これに備える対策として、工程に余裕を持たせることが有効です。あらかじめ工程表に、工事の遅れを調整できる日を設けておくことで、多少の遅れが発生しても工事関係者との調整の手間が不要となり、現場監督の負担を軽減できます。

また、工程表の作成と並行して、人員配置や重機・材料の手配のタイミングを事前に検討することも重要です。タイミングを間違えると工事が大幅に遅れる原因となるため、工程管理システムのアラート・リマインダー機能を活用し、重要な期日を忘れないようにしておきましょう。