建設業における材料管理とは？目的やエクセル管理のメリット・デメリット、効率的な方法を解説
- 公開日：2021年11月19日
案件管理
建設工事に必要な建設資材を扱う「材料管理」は、適切に行えないと、不要な原材料を抱え込んで経営を圧迫するなど、深刻な問題に発展する可能性があります。決算書の原価報告書にミスが生じたり取引先に迷惑が掛かったりして、信用を損ねてしまうこともあるでしょう。そこでこの記事では、材料管理の目的や業界内でよく見られるエクセルでの管理のメリットとデメリット、効率的な管理方法などをわかりやすく解説します。
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建設業における材料管理の目的とは？
建設業における材料管理の目的として「建設資材を適切に管理して建設工事の質を担保する目的」と「材料費を算出して経営状態を把握する経理上の目的」の2つが挙げられます。建設業界では土木・建築いずれの場合も、木質建材やプラスチック建材や金属建材など、様々な建設資材を扱います。建設工事は大量生産を行う製造業とは異なり、案件ごとに目的・規模・地形・地質などに応じて建築資材を使い分ける必要があります。つまり「需要量や需要場所が一定ではない」という特徴があるのです。したがって建築資材を適切に管理し、一定品質の資材を需要量と需要場所にあわせて供給する材料管理は、建設業の要と言えるでしょう。
材料管理は経営に必要な数値や決算書の原価報告書に記載する値を算出して、経営状態を正しく把握するためにも必要です。完成工事高に計上される工事原価である完成工事高には材料費が組み込まれています。そのため、材料管理ができないと完成工事の純利益を正しく見積もれないのです。
材料管理の重要性
材料管理の重要性は大きく3つに分けることができます。取引先の信用を保つ
材料管理は第一に「取引先の信用を保つため」に重要です。材料管理は一般に「受領・検収・入庫（保管）・出庫（引き渡し）」の順番で行われます。この過程で常に数量確認や帳簿などへの記録が求められます。もしここで適切な記録が行われていないとどうなるでしょうか？建築資材の仕入先のミスか管理者のミスか出庫先のミスなのかがわからずに、責任のなすりつけ合いに発展しかねません。そうなれば取引先との信頼関係に傷が付いてしまいます。建設工事のクオリティを保つ
材料管理は「建設工事のクオリティを保つため」にも大切です。検収時に適切な検品が行われていなかったり出庫時に建築資材の数量に誤りがあったりすると、建築物の欠陥や工事の遅滞に繋がります。建設工事の質が下がることは企業の評判にも関わるでしょう。経営状態を良好に保つ
最後に材料管理は「経営状態を良好に保つため」に重要です。在庫状況を把握できていないせいで必要以上に発注を掛けてしまうと、余剰在庫が発生して経営を圧迫する可能性があります。保管が長期に渡ることで経年劣化が生じ、不良在庫になるケースもあります。また、建築資材は会社の資産でもあります。適切に計上できていないと決算書の作成に関わります。材料管理の手法
材料管理の手法には「現品管理」と「データ管理」があります。材料の種類や状況に応じて各手法を組み合わせる必要があります。現品管理
現品管理とは材料そのものを管理・保管することです。現品管理において大切なのは「3S（整理・整頓・清掃）」です。特に整理と整頓が重要とされています。整理とは過剰在庫や不良在庫を洗い出して処分する作業です。それにより在庫保管場所にスペースが生まれます。その上で整頓を行い、必要な材料を迅速に調達できる環境を整えます。この整頓作業で大切なのは「3定（定位・定品・定量）」という原則です。それぞれ、置き場を決める・定められた材料を置く・定められた量を置くことを意味します。どの作業者が見ても一目瞭然で材料の在庫がわかる状態にしなくてはなりません。なかでも定位における「ロケーション（在庫を置く場所）」にはこだわる必要があります。ロケーション管理には「固定ロケーション」と「フリーロケーション」があります。固定ロケーションは特定の場所に材料を置くことで在庫が探しやすくなる反面、在庫がない場合は棚に空きが生じるというデメリットがあります。フリーロケーションは仕入れ時に置き場所を決めるため、棚に空きが生じなくなる反面、正確なデータ記録・管理が求められます。
データ管理
データ管理とは、エクセルや在庫管理システム上で材料の在庫状況を管理することです。スプレッドシートなどに記帳することで材料管理の共有と効率化の両方を実現します。近年ではデータ管理のための在庫管理システムの選定が重要と言われています。エクセルで材料管理を行う方法
現在でもエクセルで材料のデータ管理を行っている企業は少なくありません。エクセルで材料管理表を作成する場合は、たとえばA列に品番・品名・単価の項目を作って、B列にそれぞれを入力し、C列とD列で在庫数と在庫金額を打ち込むのが一般的です。その上でE列から入庫・出庫・調整などの各プロセスに沿った項目を設けてG列から具体的な日付を記帳し、F列には各プロセスに掛かった平均日数を算出できるように数式を組み込むなどすれば、自動計算によって正確な材料管理が可能になります。ただし、入庫（仕入れ）や出庫（仕出し）ごとに正確な数値を手作業で打ち込む必要があります。材料の品目数が多い場合にはシートの項目数も膨大になることが予想されます。エクセルによる材料管理のメリット・デメリット
エクセルによる材料管理にはメリットとデメリットの両面が存在します。それぞれ簡単に解説します。エクセルによる材料管理のメリット
エクセルは汎用的な表計算ソフトのため比較的安価に利用できます。また、どの企業でも標準的に備わっているソフトとして一般性が高いことから、リテラシーの面でも障壁が少なく、インターネット上に公開されているテンプレートや前任者の作成したシートを流用するだけで、ある程度の材料管理が可能になるというメリットがあります。エクセルによる材料管理のデメリット
エクセルによる材料管理では、データを手作業で入力するため、重複入力や記帳漏れにより在庫数に間違いが発生するなど、ヒューマンエラーが生じてしまうこともあります。あわせてデータのチェック機能がないという点も課題といえるでしょう。また、1つのブックにいくつものシートを作成することでデータが煩雑になったり、項目数が多すぎることで更新・追記を忘れたりしやすくなる点も問題です。ファイルやシートの相互参照や相対参照を設定している場合、1つ列がずれただけでも数値が狂ってしまうため、データの確度が安定しづらいとされています。月別や種類別にファイルを分けることで、フォルダ内に似たようなファイルが並んで混乱を招くという事態も考えられるでしょう。
そのほかにも、ファイルを受け継いだものの作成者しか細かな設定を把握しておらず、すでに退職してしまっているというケースや、エラーが起こっても手直しできる人がいないというケースも見られます。このように、データのメンテナンスという観点でもエクセルには様々なデメリットが存在するのです。
材料管理の効率的な方法とは？
上述したようなデメリットを解決して効率的な材料管理を実現するには管理システムの導入が肝要です。建設業に特化した在庫管理システムであれば、業界の実状に沿った材料管理ができるでしょう。代表的な例として、建設業界での“あるある”な課題解決を目指して開発された「要 ～KANAME～」が挙げられます。「要 ～KANAME～」は建設工事における見積もり作成や発注・仕入データの一元管理ができるため、正確で見やすい材料管理が可能になっています。請求書管理や経費精算のほか、どれだけの利益が生じるのかといった業績管理もできるため、材料管理に必要なシステムを探しているという方におすすめできるシステムです。
材料管理に関するよくある質問
既存の資材の材料管理のほかに、発注時の手法も教えてください。
発注時の手法は「定量発注方式」と「定期発注方式」の2種類があります。定量発注方式とは、在庫量が特定の水準を下回ったときに一定量の材料を発注する手法です。一般に、比較的低価格な材料や使用頻度の高い物品を発注する際に適しています。定期発注方式とは、1週間や１ヶ月に一度など、一定期間ごとに現状の在庫数や需要量に合わせて材料を発注する手法です。価格の高い材料や必要な量を見積もりやすい物品に向いている方式とされています。実際の発注時には材料や状況によって適切な方式を選ぶことが大切です。エクセルでのデータ管理から材料管理システムに移行するときに過去のデータはどうなりますか？
システムの移行に際して過去のデータも一緒に引き継ぐのが一般的です。しかしながら、移行以前のエクセルデータを手作業でシステムに入力するとなると、デメリットの項目で解説したようにヒューマンエラーが生じてデータの信頼性が損なわれかねません。そのため、システムを導入する際には導入担当者にその旨を伝えた上で、適切なデータ移行の方法を尋ねるのがよいでしょう。その際は今までエクセルデータにどのように入力してきたのかを説明して、先方の理解を得る必要があります。材料管理のためだけにシステムを導入することに抵抗があります。
システム導入への抵抗感ゆえにエクセルでの材料管理を継続している企業は少なくありません。その場合はなにも材料管理に特化しているシステムではなく、建設業で必要な施工管理や社員管理など、様々な機能がオールインワンになっているタイプのシステムを選定するのがおすすめです。「要 ～KANAME～」は工事台帳管理や作業員名簿・報告書作成など、材料管理に限らず汎用性の高いシステムです。このようなシステムであれば、社内で稟議を回す必要がある場合にも、上司や経営層の賛成を得やすいでしょう。
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