帳簿の付け方を初心者向けに解説！個人事業主のエクセル・手書き方法

個人事業主として事業を始めると、必ず発生するのが日々の取引を記録する帳簿付けです。
帳簿は、確定申告で正確な所得を計算するために法律で義務付けられており、事業の経営状況を把握するための重要な資料にもなります。

この記事では、帳簿付けが初めての方に向けて、帳簿の基本的な種類から、単式簿記と複式簿記といった記帳方法、確定申告の種類ごとに必要な帳簿、そして手書きやエクセル、会計ソフトを使った具体的な付け方まで、網羅的に解説します。

個人事業主は全員必須！まずは帳簿の基本を理解しよう

個人事業主になると、所得税法により帳簿を備え付け、日々の取引を記録し、その帳簿を一定期間保存することが義務付けられています。
これは事業所得だけでなく、不動産所得や山林所得がある場合も同様で、近年では副業で所得を得る人も対象となります。
帳簿付けの目的は、確定申告で一年間の売上や経費を正確に計算し、所得税額を算出することにあります。

また、帳簿は事業の収支状況や財産の増減を可視化し、経営状態を把握するための大切なデータです。
帳簿には大きく分けて「主要簿」と「補助簿」の2種類があります。

主要簿：事業全体の取引を記録する中心的な帳簿

主要簿は事業のすべての取引を記録するために不可欠な帳簿の中心となるものです
具体的には仕訳帳と総勘定元帳の二つが該当します
仕訳帳は発生したすべての取引を日付順に借方と貸方の要素に分解して記録していく帳簿です

一方総勘定元帳は仕訳帳に記録された内容を勘定科目ごとに転記し整理集計した帳簿を指します
例えば現金や売上仕入といった科目ごとに取引の増減と残高を確認できます
この二つの主要簿は複式簿記の根幹をなし正確な貸借対照表や損益計算書を作成するための基礎となります

補助簿：主要簿の内容を補足するための帳簿

補助簿は、主要簿だけでは把握しきれない取引の詳細な内容を記録し、主要簿を補足する役割を持つ帳簿です。会社法では仕訳帳と総勘定元帳の作成が義務付けられていますが、補助簿の作成は義務付けられていません。事業内容に応じて必要なものを選択して作成します。

代表的な補助簿には、現金の出入りを管理する「現金出納帳」、銀行預金の動きを記録する「預金出納帳」、売掛金の回収状況を管理する「売掛帳」、買掛金の支払状況を管理する「買掛帳」、そして高額な備品などを管理する「固定資産台帳」などがあります。例えば現金出納帳は、日付、内容、入金額、出金額、残高を記録するもので、比較的簡単に作成できるため、小遣い帳のような感覚で始められます。

帳簿の記帳方法には「単式簿記」と「複式簿記」の2パターンがある

帳簿に取引を記録する方法は、簿記のルールに基づいて行われます。
その代表的な方法が「単式簿記」と「複式簿記」です。
単式簿記は、一つの項目に着目してお金の増減を記録するシンプルな方法で、簿記の知識がなくても始めやすいのが特徴です。
一方、複式簿記は、一つの取引を二つの側面から捉えて記録する、より複雑で正確な方法です。

どちらの記帳方法を選択するかは、事業者が行う確定申告の種類（白色申告か青色申告か）に大きく関わってきます。
それぞれの特徴を理解し、自分の申告方法に合った記帳方法を選ぶことが重要です。

単式簿記：お小遣い帳感覚で簡単な記帳方法

単式簿記は、一つの勘定科目に絞って収入と支出を記録していく、非常にシンプルな記帳方法です。
例えば、現金の増減のみを追いかける方法で、家計簿やお小遣い帳を付ける感覚に近いと言えます。
具体的には、「何に」「いくら使ったか」または「何で」「いくら収入があったか」というお金の流れを時系列で記録します。

簿記に関する専門的な知識がなくても始めやすく、手軽さが最大のメリットです。
しかし、取引の原因や結果、財産がどのように増減したのかといった詳細な情報までは把握しにくいという側面も持ち合わせています。
この記帳方法は、主に白色申告を行う場合に用いられます。

複式簿記：貸借対照表・損益計算書が作成できる本格的な記帳方法

複式簿記は一つの取引を「原因」と「結果」など二つの側面から捉えて記録する方法です。
すべての取引を「借方」と「貸方」という左右の項目に振り分けて記帳します。
例えば現金で備品を購入した場合、「備品という資産が増えた」と同時に「現金という資産が減った」というように記録します。

この方法によりお金の動きだけでなく財産や負債の状況まで正確に把握することが可能です。
その結果事業年度末には「損益計算書」と「貸借対照表」という決算書を作成できます。
青色申告で最大65万円の特別控除を受けるためにはこの複式簿記での記帳が必須ですが手書きで作成するには簿記の知識が必要で複雑な作業となります。

【確定申告の種類別】白色申告と青色申告で必要な帳簿一覧

個人事業主の確定申告には「白色申告」と「青色申告」の2種類があり、どちらを選択するかによって作成・保存すべき帳簿の種類が異なります。
青色申告はさらに、受けられる特別控除の額によって10万円、55万円、65万円の3つの区分に分かれています。
節税メリットが大きい青色申告ほど、より厳密なルールに則った帳簿作成が求められます。

これから帳簿付けを始めるにあたり、自分がどの申告方法を選択するのかを決め、それに準じた帳簿を用意する必要があります。
エクセルや会計ソフトを使用する場合でも、どの帳簿を作成すべきかを理解しておくことが、正確な申告への第一歩です。

白色申告で最低限必要な帳簿

白色申告は事前の申請が不要で比較的簡易な帳簿付けで済む申告方法です。
法律で定められているのは収入金額や必要経費に関する事項を記録した帳簿で特定の形式はありません。
日々の売上や仕入経費の内容が明確にわかるものであればよく一般的には「収入」「経費」の項目を日付順に記録した簡易な帳簿を作成します。
具体的には現金出納帳や経費帳などがこれにあたります。

市販されている帳簿ノートを利用したり弥生などの会計ソフト会社が提供するエクセルテンプレートを活用したりすることも可能です。
記帳方法は単式簿記で問題ありませんが作成した帳簿や領収書などの書類は法律で定められた期間保存する義務があります。

青色申告（10万円控除）で必要な帳簿

青色申告特別控除10万円の適用を受ける場合、白色申告よりは詳細な帳簿作成が求められますが、複式簿記での記帳までは必須とされていません。
記帳方法は、簡易な形式である単式簿記で認められています。
必要な帳簿は、事業の実態に応じて作成したもので、具体的には現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳などが挙げられます。

これらの帳簿に基づいて、年度末には一年の所得をまとめた「損益計算書」を作成し、確定申告書に添付して提出する必要があります。
複式簿記は不要ですが、日々の取引を正確に記録し、それらの帳簿を根拠に所得を計算することが求められます。

青色申告（65万円/55万円控除）で必要な帳簿

青色申告で最大65万円（電子申告の場合）または55万円の特別控除を受けるためには、正規の簿記の原則、すなわち複式簿記による記帳が義務付けられています。
この要件を満たすためには、すべての取引を日付順に記録する「仕訳帳」と、勘定科目ごとに整理した「総勘定元帳」という二つの主要簿を作成しなければなりません。

これらに加え、現金出納帳や売掛帳、固定資産台台帳といった補助簿も、事業内容に応じて作成します。
そして、これらの帳簿記録を基に、期末には「損益計算書」と「貸借対照表」を作成し、確定申告書に添付して提出します。
最大の節税メリットを享受できるため、多くの個人事業主がこの方法での申告を選択しています。

初心者向け！帳簿の付け方3つの方法と手順

帳簿を付けるための具体的な方法には、いくつかの選択肢があります。
伝統的な方法である「手書き」、パソコンスキルを活かせる「エクセル」、そして簿記の知識がなくても効率的に作業を進められる「会計ソフト」の主に3つです。

それぞれの方法にメリットとデメリットがあるため、自身の事業規模や取引の量、簿記の知識レベル、かけられるコストなどを総合的に考慮して、最適な方法を選ぶことが大切です。
ここでは、それぞれの方法の具体的な手順と特徴を紹介します。

方法1：昔ながらのやり方で始める！手書きでの帳簿の付け方

手書きでの帳簿付けは、市販の帳簿ノートと筆記用具があればすぐに始められる最も手軽な方法です。
初期費用を抑えられる点や、一筆ずつ記入することで取引の流れやお金の動きを実感しやすい点がメリットとして挙げられます。
手順としては、まず事業に合った帳簿（現金出納帳や経費帳など）を用意します。
次に、日々の取引で発生した領収書やレシートを整理し、それらを基に日付、勘定科目、取引内容、金額などを帳簿に記入していきます。

ただし、手作業のため計算ミスや転記ミスが起こりやすく、集計や決算書の作成に多くの時間と手間がかかるというデメリットがあります。
特に複式簿記を行う場合は、簿記の知識が不可欠です。

方法2：コストを抑えたい人向け！エクセルで帳簿を作成する方法

パソコンに表計算ソフトのエクセルがインストールされていれば、追加費用なしで帳簿を作成できます。
計算式や関数を活用することで、手書きに比べて集計作業を自動化でき、計算ミスを減らせる点が大きなメリットです。
また、自分の使いやすいようにシートのレイアウトを自由にカスタマイズすることも可能です。

ただし、帳簿として機能させるためには、勘定科目や計算式を自分で設定する必要があり、ある程度の簿記知識とエクセルのスキルが求められます。
入力ミスや数式のエラーに気づきにくいことや、電子帳簿保存法などの法改正に自力で対応しなければならないという注意点も存在します。
インターネットで配布されているテンプレートを活用するのも一つの手です。

方法3：簿記の知識がなくても安心！会計ソフトで帳簿付けを効率化

会計ソフトを利用する方法は、初心者にとって最も効率的で安心感のある選択肢です。
日付や金額、取引内容などを画面の案内に従って入力するだけで、ソフトが自動的に複式簿記のルールに沿って仕訳を行い、仕訳帳や総勘定元帳などの必要な帳簿を作成してくれます。
銀行口座やクレジットカードの取引データを自動で取り込む機能もあり、入力の手間を大幅に削減できます。

簿記の知識に自信がなくても、複雑な青色申告の決算書作成までスムーズに行えるのが最大の利点です。
月額や年額で利用料金が発生しますが、法改正への自動アップデートにも対応しており、帳簿付けや確定申告にかかる時間と労力を考慮すると、費用対効果の高い方法といえます。

これだけは押さえておきたい！帳簿付けの基本ルール

帳簿を正しく作成し、適切に運用するためには、守らなければならない基本的なルールがいくつか存在します。
これらのルールは、税法で定められており、すべての事業者が遵守する義務があります。
具体的には、作成した帳簿や関連書類を法律で定められた期間保存すること、取引を記録するタイミングに関する会計上の原則を理解すること、そして近年、対応が求められている電子帳簿保存法やインボイス制度といった新しい制度について把握しておくことが挙げられます。

これらの基本ルールを押さえることが、適切な経理処理の第一歩となります。

帳簿や領収書の法律で定められた保存期間

作成した帳簿や取引に関する書類は、所得税法によって保存期間が定められています。
具体的には仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿、そして損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類は、原則として7年間の保存が必要です。
また取引の証拠となる領収書、請求書、契約書といった書類についても、青色申告者の場合は7年間、白色申告者の場合は5年間の保存が義務付けられています。

この保存期間の起算日は、その帳簿や書類が作成された年分の、確定申告書の提出期限の翌日からとなります。
これらの書類は税務調査の際に提示を求められる重要なものですので、適切に整理・保管することが求められます。

取引を記録するタイミングは「発生主義」が原則

会計には、取引をどの時点で帳簿に記録するかというタイミングの考え方があり、原則として「発生主義」が採用されます。
発生主義とは、現金の入出金があった時点ではなく、取引が発生し、収益や費用が確定した時点で計上する考え方です。
例えば、商品を掛けで販売した場合、代金の入金が翌月であっても、商品を納品した時点で売上として記録します。

経費についても同様で、サービスの提供を受けた時点で、支払いが後日であっても費用として計上します。
これに対し、現金のやり取りがあった時点で記録する方法を「現金主義」と呼びます。
所得税の計算では、正確な期間損益を算出するために、原則として発生主義で記帳を行う必要があります。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も忘れずに

近年の法改正により、個人事業主も電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が重要になっています。
電子帳簿保存法では、電子メールやWebサイトを通じて受領した請求書や領収書などの電子取引データを、紙に出力せずデータのまま保存することが義務付けられました。
また、インボイス制度（適格請求書等保存方式）は消費税の仕入税額控除に関する制度で、課税事業者は適格請求書の発行や保存、帳簿への記載要件などが求められます。

これらの新しい制度は、従来の経理業務に変化をもたらすため、内容を正しく理解し、適切に対応する必要があります。
会計ソフトの多くはこれらの制度に対応した機能を提供しているため、活用することでスムーズな対応が可能です。

もし帳簿を付けなかったら？個人事業主が被るペナルティ

所得税法で定められた帳簿付けの義務を怠ると、事業者はさまざまな不利益を被る可能性があります。
帳簿を付けていないと、そもそも正確な所得の計算ができず、適切な確定申告が行えません。
それに加え、税務調査が入った際に申告内容の根拠を示せず、税務上のペナルティが課されるリスクが高まります。

具体的には、本来納めるべき税額に上乗せされる「加算税」の支払いや、青色申告の承認が取り消され、大きな節税メリットを失ってしまうといった事態が考えられます。

追加で税金を支払うことになる加算税

帳簿を付けていなかったり、その内容が不十分であったりしたために、税務調査で申告漏れや所得隠しを指摘された場合、本来の納税額に加えてペナルティとして加算税が課されます。
申告額が少なかった場合には「過少申告加算税」が、期限内に申告をしなかった場合には「無申告加算税」が課されます。

さらに、事実を意図的に隠蔽または仮装したと判断される悪質なケースでは、最も税率の高い「重加算税」が適用されることもあります。
これらの加算税は、本来であれば支払う必要のなかった税金であり、事業経営にとって大きな負担となります。
日頃から正確な帳簿付けを行うことが、このようなリスクを回避する上で不可欠です。

青色申告の承認が取り消される可能性

青色申告を行うためには、税務署から事前に承認を受ける必要があり、その承認要件の一つに「正規の簿記の原則に従って帳簿を備え付け、取引を記録し、保存すること」が定められています。
したがって、帳簿付けを怠っていたり、保存義務を遵守していなかったりすると、税務調査などによってその事実が発覚した場合に、青色申告の承認が取り消されることがあります。

承認が取り消されると、その事業年度以降、最大65万円の青色申告特別控除や、家族への給与を経費にできる青色事業専従者給与、赤字を翌年以降に繰り越せる純損失の繰越控除といった、青色申告の大きな節税メリットが一切受けられなくなってしまいます。

まとめ

個人事業主にとって、帳簿付けは確定申告を正しく行うための法的な義務です。
同時に、日々の取引を記録することで事業の財務状況を正確に把握し、健全な経営判断を下すための重要な資料にもなります。
記帳方法には簡易な単式簿記と正確な複式簿記があり、白色申告か青色申告かによって求められるレベルが異なります。

帳簿付けの方法は、手書き、エクセル、会計ソフトと多様ですが、それぞれに利点と欠点が存在します。
簿記の知識に不安がある初心者や、作業を効率化したい場合は、会計ソフトの利用が有効な手段となります。
自身の事業規模や状況に合わせて最適な方法を選択し、基本ルールを守って適切な帳簿付けを実践することが肝要です。

よくある質問

Q1. 副業で少額の収入しかない場合でも、帳簿付けは必要ですか？

A. はい、副業であっても事業所得が発生する場合は帳簿付けが必要です。
所得税法では、事業所得・不動産所得・山林所得がある人は帳簿の作成と保存が義務付けられています。副業であっても継続性や営利性が認められ、事業所得として申告する場合は対象となります。収入額が少なくても、日々の売上や経費を記録し、確定申告に備えることが重要です。

Q2. 帳簿は手書きやエクセルでも問題ありませんか？

A. はい、手書きやエクセルでも問題ありませんが、申告方法によって注意点があります。
白色申告や青色申告（10万円控除）であれば、手書きやエクセルによる単式簿記でも対応可能です。ただし、青色申告で55万円・65万円控除を受ける場合は、複式簿記での記帳が必須となり、仕訳帳や総勘定元帳の作成が求められます。エクセルを使う場合は、計算ミスや数式エラーに注意が必要です。

Q3. 帳簿や領収書はどれくらいの期間、保存しなければなりませんか？

A. 帳簿は原則7年間、領収書などの書類は申告方法により5～7年間の保存が必要です。
仕訳帳や総勘定元帳、決算書類は原則7年間保存します。領収書や請求書などの証憑書類は、青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間の保存義務があります。保存期間は確定申告期限の翌日から起算され、税務調査の際に提示を求められることがあるため、適切な管理が欠かせません。

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